Bookeraj - raj za pasionirane čitatelje
nedjelja, 03.11.2013.
Upravljanje vremenom
Već sam odavno htjela napisati post o upravljanju vremenom (time management, na jeziku zemlje koja je već odavno počela proučavati, pa i usavršila ovu društvenu disciplinu), ali, pogađate – nikako naći vremena za takvo što.
Jednu od najboljih izlika da bih uopće spomenula time management pronašla sam u sat i šesnaest minuta dugom istoimenom predavanju profesora na Carnegie Mellonu, Randya Pauscha, čiji su mi lik i djelo već otprije poznati iz predavanja „The Last Lecture: Achieving Your Childhood Dreams“ (oba video-zapisa pronaći ćete na dnu ovog posta). Randy Pausch je umro 2008. godine u četrdesetosmoj godini od raka gušterače, a svoje je posljednje dane (predvidjeli su mu šest mjeseci života kad mu je bolest prvi put dijagnosticirana) proveo držeći inspirativne govore studentima.
U govoru o upravljanju vremenom (za koji je imao osobitu motivaciju, s obzirom da je njegovo vrijeme bilo izvjesno i ograničeno), Randy Pausch osvrnuo se osobito na Paretovo pravilo (tzv. pravilo 80:20, gdje je 20 posto truda odgovorno za 80 posto rezultata, ili u 20 posto uzroka leži 80 posto posljedica), u svjetlu kojega treba promatrati trošenje svoga vremena, jer na gubljenje vremena (koje je, kao i novac, ograničeni resurs, iako to zacijelo ne uviđamo na isti način na koji reagiramo na gubljenje novca) nitko od nas nije imun. Ipak, Randy Pausch isto je tako rekao da je iskustvo jedina stvar koju ne možemo odglumiti („experience is the one thing you can't fake“).
Ovo su točke koje je govornik dotaknuo u svom govoru:
1. PLANIRANJE
„Failing to plan is planning to fail“, kaže se u Americi. Ili – neimanje plana je planiranje za neuspjeh, tako nekako bih ja to parafrazirala.
Randy Pausch savjetuje:
- planirajte svaki dan, svaki tjedan, svaki semestar
- izrađujte popis zadataka
- svaki dan, napravite najgoru stvar s popisa prvu, ne zadnju
- slažite listu na sljedeći način: prvo hitne i važne stvari, zatim važne stvari koje nisu tako hitne, zatim nevažne stvari koje su hitne, i potom nevažne stvari koje nisu hitne (postoji grafikon koji ovo bolje objašnjava, ali evo i pisanog obrazloženja)
Uploaded with ImageShack.us
2. RADNI PROSTOR
- očistite radni stol (autor je u svojoj prezentaciji pokazao kako izgleda njegov radni stol)
- dotaknite svaki papir samo jednom (time se hoće reći da ga valja odmah odložiti tamo gdje ide, a ne ga ostaviti da se kiseli na bilo kojoj slobodnoj površini nekoliko dana ili čak tjedana)
- vaš mail-inbox nije popis zadataka (time se pak hoće reći da inbox također treba redovito čistiti ne ostavljati radne zadatke za kasnije)
- sustav odlaganja dokumentacije je važan i u kući ili na radnom mjestu mora postojati konsenzus oko toga gdje i na koji način se odlaže važna dokumentacija
3. TELEFONIRANJE
Telefoniranje je, osobito u poslovnom svijetu, veliki traćitelj radnog vremena (ne jednom sam čekala na sastanku ili nekom dogovoru dok je sugovornik svakih pet minuta prekidao razgovor kako bi se javio na telefon).
Evo nekih savjeta kako to spriječiti:
- stojte dok razgovarate na telefon, to će vas natjerati da brzo završite razgovor, osobito ako sami sebe uvjetujete da nećete sjesti dok ne završite razgovor
- ako nekoga trebate zvati, zovite ga deset minuta prije pauze ili prije kraja radnog vremena, tada će ta osoba biti zainteresirana da u roku od 10 minuta završi razgovor
4. DRUGI NAČINI TRAĆENJA VREMENA
Kod nas, primjerice, nije uobičajeno poslovnim partnerima, potencijalnim poslovnim partnerima ili čak potencijalnim poslodavcima, slati poruke zahvale, zahvalnice („Thank-you“ notes, u SAD-u), ali mi se to učinilo dobrim savjetom (i to čak u fizičkom smislu, poštom, a ne e-mailom), jer je to rijetko, pa ćete se time istaknuti u poslovnom okruženju.
- valja naučiti reći „ne“
- treba naći svoje najproduktivnije vrijeme i „braniti ga nemilosrdno“ od svih vrsta nasrtaja
- ako ne znate gdje vam vrijeme bježi, vodite dnevnik potrošenog vremena kako biste vidjeli gdje imate najveće gubitke i gdje se mogu primijeniti poboljšanja
- u redu je bacati novac radi uštede vremena (primjerice, unajmiti kućnu pomoćnicu kako biste se mogli više baviti djecom, ili ne preuzeti određeni posao kako biste više vremena mogli provesti s obitelji i slično)
- spavanje je važno
- stvari se mogu obaviti i tako da budu „dovoljno dobre“, oko nevažnoga se ne isplati biti perfekcionist
5. ODUGOVLAČENJE
Svi smo mi (uključujući i autoricu ovog teksta) skloni odugovlačenju – uvijek čekamo zadnju minutu kako bismo neki radni zadatak obavili navrat-nanos u posljednjoj minuti, iako smo svjesni da se to uvijek pokaže skupljom opcijom. Kako biste to izbjegli, primijenite sljedeću metodu - ako radni zadatak nema zadani rok za obavljanje, izmislite lažni rok.
U svakom slučaju, valja se zapitati zašto u konkretnom slučaju odugovlačimo.
6. DELEGACIJA
Ako ste istinski pretrpani poslom, dobro je rješenje delegacija dužnosti na druge osobe. Međutim, pritom ne smijete zaboraviti da istovremeno uz delegaciju zadatka morate delegirati i odgovornost za odlučivanje o rješavanju tog zadatka (time ćete izbjeći da vas zaposlenik kojemu je zadatak delegiran za svaku stvar mora pitati kako će je napraviti). Obvezno točno specificirajte zadatak, time ćete izbjeći zabune i šansu da zadatak bude krivo obavljen.
7. SASTANCI
„Sastanci su adiktivna, izuzetno samozadovoljna aktivnost kojoj korporacije i druge organizacije pribjegavaju iz navike, samo zato što ne mogu doista masturbirati.“ (Dave Barry, američki humorist)
Randy Pausch o sastancima kaže da bi bili učinkoviti samo ako sudionike zaključate u istu prostoriju i oduzmete im Blackberrye.
Osim toga, dobro je da sastanci imaju ranije ustanovljenu namjenu i da ne traju dulje od sat vremena.
8. TEHNOLOGIJA
-upotrebljavajte samo tehnologiju koja je toga vrijedna, a ne onu koja još dodatno oduzima vrijeme
- ne brišite niti jedan mail, jer mailovi čuvaju vašu povijest
- ako osoba ne odgovori na mail u roku od 48 sati, u redu je početi je gnjaviti, jer je velika šansa da neće uopće odgovoriti
- godišnji odmor nije ničemu ako čovjek tijekom godišnjeg odmora provjerava poslovni e-mail
- smanjite ili sasvim ukinite gledanje televizije (Randy Pausch, naime, kaže da Amerikanci u prosjeku gledaju više od 25 sati televizije tjedno, što je skoro ľ tjednog punog radnog vremena)
Na kraju, prepuštam vas Randyu Pauschu i tome da vas sam uvjeri u spoznaje koje se mogu steći samo iskustvom.
Oznake: upravljanje vremenom, time management, randy pausch, last lecture
