Lupi glavom o zid

utorak, 30.01.2007.

Jeftino ili skupo?

Ne znam za vas, ali meni se puno puta znalo dogoditi da se zaletim u trgovini na kojekakva sniženja i kupim nešto samo zato što me ponese cijena. Kasnije, kada dođem kući i izvadim stvari iz vrećica i pogledam što sam kupila, najradije bih se lupila po nosu jer pola od tih stvari nemam s čime spariti i nositi, a druga polovica se rastegne i izobliči nakon prvog pranja! Dakle, da li sam platila jeftino ili skupo? Najskuplje je kupovati nešto što vam ne treba samo zato što je jeftino. Thomas Jefferson

- 18:53 - Komentari (14) - Isprintaj - #

subota, 27.01.2007.

Razlika između vas i šefice

Kad vi nešto dugo radite, spori ste. Šefica je metodična i temeljita. Kad vi brbljate s kolegama, tračate. Šefica želi biti u toku. Kad vi zaspite za stolom, zabušavate. Šefica skuplja snagu. Kad se vi ne pojavite na važnom sastanku, nemarni ste i ne poštujete raspored. Šefica se nije pojavila jer ju je netko propustio obavijestiti. Kad vi previše pričate, brbljavi ste. Šefica vješto komunicira s ljudima. Kad vi nešto ne napravite, lijeni ste. Šefica je zatrpana poslom. Kad vi previše popijete, pijanica ste. Šefica je društveno aktivna. Kad vi napravite budalu od sebe na uredskoj zabavi. proglase vas klaunom. Šefica je karizmatična. Kad vi pogriješite, to je zato što ste glupi. Šefica je samo ljudsko biće. Kad vi napravite nešto što vam nitko nije rekao, prekoračili ste ovlasti. Šefica pokazuje inicijativu. (Izvor: Frank Adorenti: Kako se lažima, smicalicama i krađama probiti do vrha, Naklada Ljevak, Zagreb, 2006.)

- 16:57 - Komentari (10) - Isprintaj - #

četvrtak, 25.01.2007.

Upravljanje vremenom - 5.dio

- 18:53 - Komentari (3) - Isprintaj - #

petak, 19.01.2007.

Upravljanje vremenom - 4.dio

- 18:53 - Komentari (11) - Isprintaj - #

ponedjeljak, 15.01.2007.

Upravljanje vremenom - 3.dio

Ometanja sa strane Treća kategorija 'kradljivaca vremena' krije se u ometanjima sa strane, odnosno unutar samog mjesta rada. Na neke od ovih ometanja možete utjecati, pogotovo ukoliko radite sa razumnim ljudima, dok za neke treba malo više vremena da 'odgojite okolinu' kako se treba ponašati. U svakom slučaju, ukoliko vam netko ili nešto smeta, trebate naći taktični način kako da toj osobi ukažete na to da vas ometa u poslu. Telefonski prekidi Na ovo većinom ne možete utjecati. No možete se prilagoditi. Ukoliko pratite par tjedana učestalost i vrijeme telefonskih poziva, uvidjet ćete da postoje unutar radnog dana tzv. 'mirni trenutci' kada telefon ne zvoni kao lud i ne prekida svaku vašu misao, a ne samo započeti posao. Za takve trenutke trebate isplanirati obilnije i važnije poslove koje trebate obaviti unutar radnog dana. Ne kažem da vas nikada nitko neće prekidati i tada u započetom poslu, ali će intenzitet poziva biti manji, što znači i više obavljenog posla. Nenajavljeni posjeti Na ovome trebate poraditi od trenutka kada započnete raditi na nekom radnom mjestu. Morate jednostavno 'natjerati' svoje poslovne partnere da se najave. Ukoliko vam netko i naleti u poslovni posjet bez najave, slobodno ga ostavite da sačeka (nemojte pretjerivati) i dajte mu/joj do znanja da ste jedva našli vremena do ih primite te da bi ubuduće bilo dobro kada bi vam najavili posjet kako biste mogli na miru razgovarati i kako biste im mogli posvetiti svoje vrijeme. Odvlačenje pozornosti i/ili galama Vjerujte da znam iz vlastitog iskustva kako je to kada dijelite kancelariju sa par drugih ljudi i kada se nađe netko dovoljno glasan da ne čujete sugovornika tijekom telefonskog razgovora. Ili kada netko zabušava i zabavlja druge većinu radnog vremena. Što se tiče takvih ljudi, morate im dati do znanja da vas dekoncetriraju, a tražite i podršku od drugih kolega iz ureda. Što se tiče pričalica, najbolje ih je ignorirati pa nakon nekog vremena sami odustanu. Ukoliko ne prihvate vaše prigovore i ne uklope se u okolinu, uvijek postoji nepopularno rješenje - prigovor proslijediti na višu instancu pa neka vaš nalogodavac riješi ovaj problem. Dugotrajni razgovori U današnje vrijeme mail-ova i fax-ova, veliki dio poslova se može obaviti bez dugotrajnog 'sjedenja na telefonu'. Sve jednostavnije stvari, za koje ne trebate ostvarati osobni kontakt, rješavajte putem mail-a. Mozilla Thunderbird, Eudora i većina ostalih programa za rad s mail-ovima može se podesiti tako da sama provjerava da li su vam pristigli novi mail-ovi svakih pola sata, sat vremena ili kako ih već podesite. Također vas i alarmiraju da imate novu poruku, bilo zvučnim putem ili putem ikone u system tray-u. Koristite ovu opciju kad god možete i vjerujte mi da ćete uštedjeti jako puno vremena. Privatni razgovori Definitivno sam protivnik obavljanja privatnih telefonskih razgovora na radnom mjestu. Naravno da postoje iznimke, hitni slučajevi, bolesno dijete i sl. Ali u načelu, privatne razgovore treba izbjegavati kada god je moguće. Ne samo zbog trenutnog učinka - dok pričate s mamom ili prijateljom na telefon, ne obavljate svoj posao, nego i zbog toga što u velikom broju slučaja nastavljate razmišljati o tom razgovoru i nakon što spustite slušalicu i tako gubite još više vremena. A osim toga, prilično je neukusno pričati prijatelju na telefon kako ste se prethodno veče oblokali sa svim pikantnim detaljima dok vas sluša petero kolega sa strane. Budite uvijek svjesni da niste sami! Naravno, ukoliko nemate ured samo za sebe. Ali ni onda niste sigurni jer danas veliki broj poslodavaca prati telefonske razgovore svojih zaposlenika, uz sve druge načine nadzora.

- 16:51 - Komentari (11) - Isprintaj - #

četvrtak, 11.01.2007.

Upravljanje vremenom - 2.dio

Osobni stil rada Druga kategorija kradljivaca vremena krije se u našem osobnom stilu rada. Ovo je dio na koji možemo najviše sami utjecati, za razliku od ostalih gdje ima veliki broj utjecaja sa strane koji nas mogu skrenuti sa pute. Pretrpan radni stol Na radnom stolu držite samo stvari koje još niste riješili. Vidjela sam puno radnih stolova koji izgledaju kao spremište papira. Sve što ste obradili - odmah odlažite. Nemojte čekati da vam se nakupi brdo papira jer vam se onda neće dati slagati ih po registratorima. Loš sustav dokumentiranja Ovdje vam ne mogu pomoći konkretnim savjetom jer svaki posao ima neke svoje specifičnosti što se tiče količine, vrste i važnosti dokumenata. Morate naći za sebe najbolji način odlaganja. Jedino što mogu reći - koristite sve što imate na raspolaganju: registratore, fascikle, prozirne košuljice, itd. Bitno je da možete u određenom trenutku naći ono što vam treba i da vam je pri ruci. Bespotrebni papiri Svi znamo da dobivamo na posao masu mail-ova, pošte, fax-ova koji nam uopće nisu ni na koji način interesantni. Nemojte se ustručavati baciti ono što mislite da vam više neće trebati. Bolje i to nego skupljati brdo dokumentacije. Ukoliko za nešto baš i niste previše sigurni, uzmite jedan registrator na koji ćete napisati 'ostalo' i slažite takve stvari u njega. Previše bilješki Postoji masa ljudi koja kao da je ovisna o papirićima s bilješkama. To nije loše, dok vam ne zatreba neki podatak koji ste napisali na neki papirić koji u trenutku kada vam treba podatak ne možete pronaći. Koristite rokovnike ili stolne mape umjesto papirića. Držite se toga da, npr. brojeve telefona odmah upišete u bazu podataka poduzeća kako ne biste gubili vrijeme tražeći isti broj telefona još jednom ili stvorite vlastitu bazu podataka u obliku tabele u Excelu ili Windows adresaru i popunjavajte ju redovito. Htjeti znati sve činjenice Kažu ljudi da nekada nije zdravo sve znati. U nekim trenucima dogoditi će se neke stvari koje će vas pokušati skrenuti s puta. Primjer iz prakse: Organizirali ste šlepersku isporuku robe na skladište velikog kupca. Kod istovara utvrđuje se da je jedna paleta oštećena i vozač vam javlja da skladištar odbija primiti robu na oštećenoj paleti. Ukoliko ste živko reagirat ćete tako da ćete potrošiti veliku količinu vremena tražeći krivca - radnika u proizvodnji koji je pakirao ili skladištara koji je utovarao pa nije uočio da je paleta oštećena. To sve neće zapravo pomoći. Ono što će pomoći je da ugovorite sa kupcem da daju vašem vozaču novu paletu i da on ručno na licu mjesta presloži robu na ispravnu paletu. Naravno, ukoliko vam nije u cilju vraćati robu nazad (pogotovo ako ste 300-tinjak kilomatara udaljeni). Naknadno trebate obavijestiti proizvodnju i skladište o problemu i uputiti ih da obrate više pažnje na pakiranje robe. Pravljenje panike nikome i nikada nije pomoglo.

- 18:49 - Komentari (6) - Isprintaj - #

petak, 05.01.2007.

Upravljanje vremenom - I.dio

Upravljanje, odn.organizacija vremena ili 'time management' je tema o kojoj ću pisati u slijedećih par postova. Naime, uvijek me je čudilo koliko ljudi ne uspijeva obaviti svoje radne obaveze unutar 8-satnog radnog vremena! To je meni oduvijek uspijevalo, ali nakon što sam te ljude promatrala određeno vrijeme, shvatila sam gdje griješe. Ljudi koji ne znaju organizirati svoje radno vrijeme nailaze na slijedeće probleme: kasne sa obavljanjem povjerenih im zadataka, osjećaju da su pod stalnim stresom, nervozni su i šire tu nervozu oko sebe. Također, borave na poslu 10-12 sati obavljajući isti posao koji su mogli obaviti u okviru radnog vremena i na taj način zakidaju svoju obitelj, a i sami sebe potrebnog odmora. Postoje tzv.kradljivci vremena - njih 25, koje možemo rasporediti u 5 različitih kategorija. Proći ću svakog pojedinačno te pokušati dati primjere, a vi to pokušajte primjeniti u svom poslu, ukoliko pronađete da neki od tih kradljivaca vremena krade i vaše vrijeme. Planiranje vremena Jedan od osnovnih stvari je isplanirati svoj radni dan. Ako pogledate unatrag tjedan dana ili mjesec dana, možete primjetiti da se većina vaših dnevnih aktivnosti ponavlja. Bitno je te ponavljajuće aktivnosti podijeliti po prioritetima i tada napraviti plan dnevnog djelovanja. I onda ga se pokušati držati. Nejasno postavljanje ciljeva Prvo, bitno je znati okvire vaših radnih zadataka. Znam da je to ponekad teško, pogotovo u manjim poduzećima gdje 'svi rade sve' i to je ono što se i potiče od strane nadređenih. Ali, bez obzira, ne radite baš sve! Također, ukoliko dobivate točno određeni zadatak koji trebate obaviti, nemojte dopustiti da vam neko kaže što trebate učiniti, a da vam ne da sve relevantne podatke, nego da se morate stalno vraćati po daljnje instrukcije kako i kuda dalje. Primjer: Trebate napraviti ponudu za određeno poduzeće. Vaš nalogodavac vam kaže kome da pošaljete ponudu, za koje artikle i po kojim cijenama. I tu se zaustavlja. Tada će se dogoditi slijedeće: nakon što pošaljete ponudu, javlja vam se netko iz tog poduzeća i kaže vam da im ne odgovaraju uvjeti plaćanja i određene cijene. I sada se vi nađete u situaciji: 'Primili smo na znanje. Konzultirati ćemo se pa ćemo Vam javiti što možemo učiniti.' A mogli ste ovo odmah u startu izbjeći i pitati svog nalogodavca sva bitna pitanja: koliko fleksibilne cijene mogu biti, koliko možete dati rabat na određene proizvode, koliku maksimalnu odgodu plaćanja, da li možete odobriti veći rabat ukoliko je plaćanje avansno, itd. Dakle, postavite pitanja da ne biste morali kasnije gubiti vrijeme i postavljati ista ta pitanja kada vas na to prisili kupac. Osim toga, takav nastup odaje i neprofesionalnost i neozbiljnost. Nedovoljno planiranje dana Vaš dan treba biti isplaniran već od trenutka dolaska na posao. Ako baš ne možete izbjeći naviku prve jutarnje kave na poslu, onda dok ju pijete obavite neke osnovne stvari. Upalite kompjuter, dignite program za downloadiranje mail-ova (Eudoru, Thunderbird ili koji već koristite). I dok se mail-ovi skidaju pregledajte što ste radili dan prije i što trebate napraviti taj dan. Napravite si okvirni plan rada. Za ovo vam treba maksimalno pola sata. Držite se osnova: prioritetne i bitne stvari obavite prve dok ste još svježi i orni za posao. Osim toga, najmanje ometanja imate odmah izjutra: telefoni ne zvrče bez prestanka, ljudi su još pomalo dremljivi i usporeni pa nema graje u uredu što znači i manje ometanja sa strane. Pokušati raditi previše stvari odjednom Bez obzira što bi to voljeli biti, ipak nismo superljudi! Ne možemo raditi pet različitih stvari odjednom, jer to najčešće znači da nijednu ili možda jednu od tih pet uspijemo obaviti temeljito i do kraja. Zato nemojte prelaziti na drugi posao dok niste obavili ono što ste započeli raditi. Nemojte dopustiti da vas ljudi iz vaše neposredne blizine ili vaši nadređeni navuku na hitnost nekog posla čime biste prekinuli ono što radite. Ništa nije tako bitno da ne može sačekati 10 minuta ili pola sata i tada biti napravljeno! Nemati pregled svih aktivnosti Postoji dio koji ovog kradljivca vremena na koji možete utjecati: koristite programe koje imate na poslu maksimalno - snimajte upite, ponude, kategorizirajte dopise po partnerima, stvarajte foldere kako biste se lakše snašli u onome što ste napravili. Ja sam recimo unutar Excela napravila tabele unutar kojih pratim zadnje i aktualne cijene koje su nam poslali dobavljači za određene proizvode jer sam shvatila da ne mogu sve to zapamtiti i da mi je lakše ukoliko imam sve na jednom mjestu. Zato koristite maksimalno programe koje imate. Pa kompjuter je već pred vama samo ga treba iskoristiti! Koristite registratore da odložite svu dokumentaciju koja bi vam mogla zatrebati - nađite najbolji način kategorizacije kako biste na najlakši način došli do određenog dokumenta koji vam treba. Postoji dio i na koji ne možete utjecati direktno: imala sam poslodavca koji je učestalo davao iste radne zadatke različitim ljudima pa se dešavalo da nekoga nazovete zbog nečega, a ispadne da je već netko iz vašeg poduzeća razgovarao s tom osobom o toj temi pa ispadne malo komično i neozbiljno. Nisam nikada uspjela shvatiti da li on to radi namjerno ili jednostavno zaboravi što je kome rekao da treba napraviti, ali ne možete poslodavcu u lice reći da gubite vrijeme zbog njega (bez obzira koliko biste to željeli). Ovome može pomoći samo vaša dobra i učestala komunikacija sa ljudima s kojima surađujete.

- 19:27 - Komentari (9) - Isprintaj - #

Ovaj blog je ustupljen pod Creative Commons licencom Imenovanje-Nekomercijalno-Bez prerada.