Marketing
Upravljanje vremenom - 3.dio
Ometanja sa strane
Treća kategorija 'kradljivaca vremena' krije se u ometanjima sa strane, odnosno unutar samog mjesta rada. Na neke od ovih ometanja možete utjecati, pogotovo ukoliko radite sa razumnim ljudima, dok za neke treba malo više vremena da 'odgojite okolinu' kako se treba ponašati. U svakom slučaju, ukoliko vam netko ili nešto smeta, trebate naći taktični način kako da toj osobi ukažete na to da vas ometa u poslu.
Telefonski prekidi
Na ovo većinom ne možete utjecati. No možete se prilagoditi. Ukoliko pratite par tjedana učestalost i vrijeme telefonskih poziva, uvidjet ćete da postoje unutar radnog dana tzv. 'mirni trenutci' kada telefon ne zvoni kao lud i ne prekida svaku vašu misao, a ne samo započeti posao. Za takve trenutke trebate isplanirati obilnije i važnije poslove koje trebate obaviti unutar radnog dana. Ne kažem da vas nikada nitko neće prekidati i tada u započetom poslu, ali će intenzitet poziva biti manji, što znači i više obavljenog posla.
Nenajavljeni posjeti
Na ovome trebate poraditi od trenutka kada započnete raditi na nekom radnom mjestu. Morate jednostavno 'natjerati' svoje poslovne partnere da se najave. Ukoliko vam netko i naleti u poslovni posjet bez najave, slobodno ga ostavite da sačeka (nemojte pretjerivati) i dajte mu/joj do znanja da ste jedva našli vremena do ih primite te da bi ubuduće bilo dobro kada bi vam najavili posjet kako biste mogli na miru razgovarati i kako biste im mogli posvetiti svoje vrijeme.
Odvlačenje pozornosti i/ili galama
Vjerujte da znam iz vlastitog iskustva kako je to kada dijelite kancelariju sa par drugih ljudi i kada se nađe netko dovoljno glasan da ne čujete sugovornika tijekom telefonskog razgovora. Ili kada netko zabušava i zabavlja druge većinu radnog vremena. Što se tiče takvih ljudi, morate im dati do znanja da vas dekoncetriraju, a tražite i podršku od drugih kolega iz ureda. Što se tiče pričalica, najbolje ih je ignorirati pa nakon nekog vremena sami odustanu. Ukoliko ne prihvate vaše prigovore i ne uklope se u okolinu, uvijek postoji nepopularno rješenje - prigovor proslijediti na višu instancu pa neka vaš nalogodavac riješi ovaj problem.
Dugotrajni razgovori
U današnje vrijeme mail-ova i fax-ova, veliki dio poslova se može obaviti bez dugotrajnog 'sjedenja na telefonu'. Sve jednostavnije stvari, za koje ne trebate ostvarati osobni kontakt, rješavajte putem mail-a. Mozilla Thunderbird, Eudora i većina ostalih programa za rad s mail-ovima može se podesiti tako da sama provjerava da li su vam pristigli novi mail-ovi svakih pola sata, sat vremena ili kako ih već podesite. Također vas i alarmiraju da imate novu poruku, bilo zvučnim putem ili putem ikone u system tray-u. Koristite ovu opciju kad god možete i vjerujte mi da ćete uštedjeti jako puno vremena.
Privatni razgovori
Definitivno sam protivnik obavljanja privatnih telefonskih razgovora na radnom mjestu. Naravno da postoje iznimke, hitni slučajevi, bolesno dijete i sl. Ali u načelu, privatne razgovore treba izbjegavati kada god je moguće. Ne samo zbog trenutnog učinka - dok pričate s mamom ili prijateljom na telefon, ne obavljate svoj posao, nego i zbog toga što u velikom broju slučaja nastavljate razmišljati o tom razgovoru i nakon što spustite slušalicu i tako gubite još više vremena. A osim toga, prilično je neukusno pričati prijatelju na telefon kako ste se prethodno veče oblokali sa svim pikantnim detaljima dok vas sluša petero kolega sa strane. Budite uvijek svjesni da niste sami! Naravno, ukoliko nemate ured samo za sebe. Ali ni onda niste sigurni jer danas veliki broj poslodavaca prati telefonske razgovore svojih zaposlenika, uz sve druge načine nadzora.
Post je objavljen 15.01.2007. u 16:51 sati.