Lupi glavom o zid

četvrtak, 11.01.2007.

Upravljanje vremenom - 2.dio

Osobni stil rada Druga kategorija kradljivaca vremena krije se u našem osobnom stilu rada. Ovo je dio na koji možemo najviše sami utjecati, za razliku od ostalih gdje ima veliki broj utjecaja sa strane koji nas mogu skrenuti sa pute. Pretrpan radni stol Na radnom stolu držite samo stvari koje još niste riješili. Vidjela sam puno radnih stolova koji izgledaju kao spremište papira. Sve što ste obradili - odmah odlažite. Nemojte čekati da vam se nakupi brdo papira jer vam se onda neće dati slagati ih po registratorima. Loš sustav dokumentiranja Ovdje vam ne mogu pomoći konkretnim savjetom jer svaki posao ima neke svoje specifičnosti što se tiče količine, vrste i važnosti dokumenata. Morate naći za sebe najbolji način odlaganja. Jedino što mogu reći - koristite sve što imate na raspolaganju: registratore, fascikle, prozirne košuljice, itd. Bitno je da možete u određenom trenutku naći ono što vam treba i da vam je pri ruci. Bespotrebni papiri Svi znamo da dobivamo na posao masu mail-ova, pošte, fax-ova koji nam uopće nisu ni na koji način interesantni. Nemojte se ustručavati baciti ono što mislite da vam više neće trebati. Bolje i to nego skupljati brdo dokumentacije. Ukoliko za nešto baš i niste previše sigurni, uzmite jedan registrator na koji ćete napisati 'ostalo' i slažite takve stvari u njega. Previše bilješki Postoji masa ljudi koja kao da je ovisna o papirićima s bilješkama. To nije loše, dok vam ne zatreba neki podatak koji ste napisali na neki papirić koji u trenutku kada vam treba podatak ne možete pronaći. Koristite rokovnike ili stolne mape umjesto papirića. Držite se toga da, npr. brojeve telefona odmah upišete u bazu podataka poduzeća kako ne biste gubili vrijeme tražeći isti broj telefona još jednom ili stvorite vlastitu bazu podataka u obliku tabele u Excelu ili Windows adresaru i popunjavajte ju redovito. Htjeti znati sve činjenice Kažu ljudi da nekada nije zdravo sve znati. U nekim trenucima dogoditi će se neke stvari koje će vas pokušati skrenuti s puta. Primjer iz prakse: Organizirali ste šlepersku isporuku robe na skladište velikog kupca. Kod istovara utvrđuje se da je jedna paleta oštećena i vozač vam javlja da skladištar odbija primiti robu na oštećenoj paleti. Ukoliko ste živko reagirat ćete tako da ćete potrošiti veliku količinu vremena tražeći krivca - radnika u proizvodnji koji je pakirao ili skladištara koji je utovarao pa nije uočio da je paleta oštećena. To sve neće zapravo pomoći. Ono što će pomoći je da ugovorite sa kupcem da daju vašem vozaču novu paletu i da on ručno na licu mjesta presloži robu na ispravnu paletu. Naravno, ukoliko vam nije u cilju vraćati robu nazad (pogotovo ako ste 300-tinjak kilomatara udaljeni). Naknadno trebate obavijestiti proizvodnju i skladište o problemu i uputiti ih da obrate više pažnje na pakiranje robe. Pravljenje panike nikome i nikada nije pomoglo.

- 18:49 - Komentari (6) - Isprintaj - #

Ovaj blog je ustupljen pod Creative Commons licencom Imenovanje-Nekomercijalno-Bez prerada.