Lupi glavom o zid

petak, 05.01.2007.

Upravljanje vremenom - I.dio

Upravljanje, odn.organizacija vremena ili 'time management' je tema o kojoj ću pisati u slijedećih par postova. Naime, uvijek me je čudilo koliko ljudi ne uspijeva obaviti svoje radne obaveze unutar 8-satnog radnog vremena! To je meni oduvijek uspijevalo, ali nakon što sam te ljude promatrala određeno vrijeme, shvatila sam gdje griješe. Ljudi koji ne znaju organizirati svoje radno vrijeme nailaze na slijedeće probleme: kasne sa obavljanjem povjerenih im zadataka, osjećaju da su pod stalnim stresom, nervozni su i šire tu nervozu oko sebe. Također, borave na poslu 10-12 sati obavljajući isti posao koji su mogli obaviti u okviru radnog vremena i na taj način zakidaju svoju obitelj, a i sami sebe potrebnog odmora. Postoje tzv.kradljivci vremena - njih 25, koje možemo rasporediti u 5 različitih kategorija. Proći ću svakog pojedinačno te pokušati dati primjere, a vi to pokušajte primjeniti u svom poslu, ukoliko pronađete da neki od tih kradljivaca vremena krade i vaše vrijeme. Planiranje vremena Jedan od osnovnih stvari je isplanirati svoj radni dan. Ako pogledate unatrag tjedan dana ili mjesec dana, možete primjetiti da se većina vaših dnevnih aktivnosti ponavlja. Bitno je te ponavljajuće aktivnosti podijeliti po prioritetima i tada napraviti plan dnevnog djelovanja. I onda ga se pokušati držati. Nejasno postavljanje ciljeva Prvo, bitno je znati okvire vaših radnih zadataka. Znam da je to ponekad teško, pogotovo u manjim poduzećima gdje 'svi rade sve' i to je ono što se i potiče od strane nadređenih. Ali, bez obzira, ne radite baš sve! Također, ukoliko dobivate točno određeni zadatak koji trebate obaviti, nemojte dopustiti da vam neko kaže što trebate učiniti, a da vam ne da sve relevantne podatke, nego da se morate stalno vraćati po daljnje instrukcije kako i kuda dalje. Primjer: Trebate napraviti ponudu za određeno poduzeće. Vaš nalogodavac vam kaže kome da pošaljete ponudu, za koje artikle i po kojim cijenama. I tu se zaustavlja. Tada će se dogoditi slijedeće: nakon što pošaljete ponudu, javlja vam se netko iz tog poduzeća i kaže vam da im ne odgovaraju uvjeti plaćanja i određene cijene. I sada se vi nađete u situaciji: 'Primili smo na znanje. Konzultirati ćemo se pa ćemo Vam javiti što možemo učiniti.' A mogli ste ovo odmah u startu izbjeći i pitati svog nalogodavca sva bitna pitanja: koliko fleksibilne cijene mogu biti, koliko možete dati rabat na određene proizvode, koliku maksimalnu odgodu plaćanja, da li možete odobriti veći rabat ukoliko je plaćanje avansno, itd. Dakle, postavite pitanja da ne biste morali kasnije gubiti vrijeme i postavljati ista ta pitanja kada vas na to prisili kupac. Osim toga, takav nastup odaje i neprofesionalnost i neozbiljnost. Nedovoljno planiranje dana Vaš dan treba biti isplaniran već od trenutka dolaska na posao. Ako baš ne možete izbjeći naviku prve jutarnje kave na poslu, onda dok ju pijete obavite neke osnovne stvari. Upalite kompjuter, dignite program za downloadiranje mail-ova (Eudoru, Thunderbird ili koji već koristite). I dok se mail-ovi skidaju pregledajte što ste radili dan prije i što trebate napraviti taj dan. Napravite si okvirni plan rada. Za ovo vam treba maksimalno pola sata. Držite se osnova: prioritetne i bitne stvari obavite prve dok ste još svježi i orni za posao. Osim toga, najmanje ometanja imate odmah izjutra: telefoni ne zvrče bez prestanka, ljudi su još pomalo dremljivi i usporeni pa nema graje u uredu što znači i manje ometanja sa strane. Pokušati raditi previše stvari odjednom Bez obzira što bi to voljeli biti, ipak nismo superljudi! Ne možemo raditi pet različitih stvari odjednom, jer to najčešće znači da nijednu ili možda jednu od tih pet uspijemo obaviti temeljito i do kraja. Zato nemojte prelaziti na drugi posao dok niste obavili ono što ste započeli raditi. Nemojte dopustiti da vas ljudi iz vaše neposredne blizine ili vaši nadređeni navuku na hitnost nekog posla čime biste prekinuli ono što radite. Ništa nije tako bitno da ne može sačekati 10 minuta ili pola sata i tada biti napravljeno! Nemati pregled svih aktivnosti Postoji dio koji ovog kradljivca vremena na koji možete utjecati: koristite programe koje imate na poslu maksimalno - snimajte upite, ponude, kategorizirajte dopise po partnerima, stvarajte foldere kako biste se lakše snašli u onome što ste napravili. Ja sam recimo unutar Excela napravila tabele unutar kojih pratim zadnje i aktualne cijene koje su nam poslali dobavljači za određene proizvode jer sam shvatila da ne mogu sve to zapamtiti i da mi je lakše ukoliko imam sve na jednom mjestu. Zato koristite maksimalno programe koje imate. Pa kompjuter je već pred vama samo ga treba iskoristiti! Koristite registratore da odložite svu dokumentaciju koja bi vam mogla zatrebati - nađite najbolji način kategorizacije kako biste na najlakši način došli do određenog dokumenta koji vam treba. Postoji dio i na koji ne možete utjecati direktno: imala sam poslodavca koji je učestalo davao iste radne zadatke različitim ljudima pa se dešavalo da nekoga nazovete zbog nečega, a ispadne da je već netko iz vašeg poduzeća razgovarao s tom osobom o toj temi pa ispadne malo komično i neozbiljno. Nisam nikada uspjela shvatiti da li on to radi namjerno ili jednostavno zaboravi što je kome rekao da treba napraviti, ali ne možete poslodavcu u lice reći da gubite vrijeme zbog njega (bez obzira koliko biste to željeli). Ovome može pomoći samo vaša dobra i učestala komunikacija sa ljudima s kojima surađujete.

- 19:27 - Komentari (9) - Isprintaj - #

Ovaj blog je ustupljen pod Creative Commons licencom Imenovanje-Nekomercijalno-Bez prerada.