Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Hrvatske komore arhitekata

---

Click here: PRAVILNIK o čuvanju, korištenju, odabiranju i izlučivanju arhivskog

---

Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Komore, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim dokumentacijskim cjelinama. Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo ovlaštena osoba. Dosje je jedinica koju čine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Uprave za zatvorski sustav predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu. Evidencija ozljeda na radu Trajno 64. Popis javnog dokumentarnoga gradiva s rokovima čuvanja Članak 10.

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima - Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja upisa u poslovne knjige i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te predaje u pismohranu. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u pismohranu, provjerava se da li je tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu.

Pregled propisa za poduzetnike - Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva - 19. Knjigovodstvo Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i drugi propisi Republike Hrvatske PREPORUKA: Detaljan pregled zakona i drugih propisa Republike Hrvatske Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja MINISTARSTVO KULTURE 1383 Na temelju članka 8. UVODNE ODREDBE Članak 1. Ovim Pravilnikom uređuju se uvjeti čuvanja i zaštite javnog arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva i privatnog arhivskog gradiva za koje je utvrđeno da ima svojstva kulturnog dobra. Arhivskim i registraturnim gradivom izvan arhiva u daljnjem tekstu: arhivsko gradivo smatra se arhivsko gradivo u posjedu fizičkih i pravnih osoba koje nisu osnovane za obavljanje arhivske djelatnosti temeljem članaka 49. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima u daljnjem tekstu: Zakon , odnosno nisu upisane u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj u daljnjem tekstu: imatelji. Arhivskim gradivom smatraju se svi zapisi i dokumenti, službene i poslovne evidencije i dokumentacija koji su nastali, prikupljeni ili se koriste u radu pravnih ili fizičkih osoba, bez obzira na oblik, vrstu, izvor i način stjecanja. ORGANIZACIJA I EVIDENTIRANJE GRADIVA Članak 3. Arhivsko gradivo organizira se u dokumentacijske zbirke ili cjeline. Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu čini arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istoga stvaratelja, zbirka dokumentacije određene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti. Dokumentacijska zbirka ili cjelina može se organizirati u više manjih dokumentacijskih skupina, ako je to uputno zbog količine i raznovrsnosti gradiva koje sadrži ili radi lakšeg čuvanja i zaštite. Dokumentacijska zbirka ili cjelina u pravilu se oblikuje sukladno izvornoj organizaciji, odnosno klasifikaciji dokumentacije koju sadrži. Ako izvorna organizacija, odnosno klasifikacija dokumentacije nije dosljedna ili ako znatnije otežava pronalaženje, korištenje ili rukovanje zaštitu, vrednovanje, izlučivanje i dr. Novonastalo gradivo i gradivo u čiji posjed dođe imatelj je dužan pridružiti odgovarajućoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini najkasnije u roku trideset dana od nastanka, odnosno dolaska u posjed gradiva. Imatelj je dužan nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje posjeduje. Na popisu iz prethodnog stavka za svaku dokumentacijsku zbirku ili cjelinu obvezno se navodi: naziv, stvaratelj, vrijeme nastanka gradiva, količina gradiva, medij i vrsta zapisa, opis sadržaja, te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska zbirka ili cjelina podijeljena. Imatelj koji osnuje novu, ukine postojeću dokumentacijsku zbirku ili cjelinu ili gradivo iz jedne pridruži drugoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini, dužan je o tome izvijestiti nadležni arhiv, u roku od petnaest dana od nastanka promjene. Za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku ili cjelinu imatelji obvezno vode popis arhivskoga gradiva. Popis iz stavka 1. Opis dokumentacijske skupine u popisu arhivskoga gradiva obuhvaća: 1. Popis arhivskih jedinica dokumenata, predmeta, dosjea, svezaka i dr. Ako imatelj vodi uredsku ili drugu evidenciju koja sadrži podatke iz stavaka 3. Jednom godišnje imatelj dostavlja nadležnom arhivu popise arhivskog gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine. Popisi arhivskoga gradiva iz članka 6. Imatelj je dužan popis arhivskog gradiva zaštititi od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja i oštećenja. Ako se popis vodi računalno, imatelj je dužan osigurati podatke od neovlaštenog upisivanja, mijenjanja i brisanja i jednu kopiju čuvati na sigurnom mjestu. TEHNIČKO OPREMANJE I ODLAGANJE Članak 8. Arhivsko se gradivo odlaže i čuva u sređenom stanju, tehnički opremljeno i oblikovano u arhivske jedinice. Arhivska se jedinica obvezno ulaže u zaštitni omot ili drugu prikladnu ambalažu. U omotu arhivske jedinice nalaze se svi zapisi ili dokumenti koji joj pripadaju, složeni po redu koji je primjeren jedinici. U omotu se ne mogu nalaziti zapisi, dokumenti ili drugi predmeti koji ne pripadaju arhivskoj jedinici. Na omotu arhivske jedinice ispisuju se: redni broj u popisu arhivskog gradiva, oznaka i naziv jedinice, naziv dokumentacijske zbirke i stvaratelja. Na unutarnjoj strani omota navode se podaci o zapisima i dokumentima u jedinici, sukladno propisima o uredskom poslovanju, te podaci o dokumentima koji nedostaju u jedinici. Arhivske jedinice, uložene u zaštitni omot, odlažu se u tehničke jedinice mapa, fascikl, arhivska kutija i dr. Na tehničkim se jedinicama, na vidnom mjestu, navodi: naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline, naziv stvaratelja, redni broj tehničke jedinice, godina ili raspon godina nastanka gradiva i oznake ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze u tehničkoj jedinici. Gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje se tako da se podaci izdvoje iz izvornog sustava, odnosno sustava koji omogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, i pohrane u sustavu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka, ili tako da se u sustavu u kojem se nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka. Elektronički podaci se pohranjuju u najmanje dvije kopije, od kojih jedna treba biti u sustavu koji omogućuje pristup, pretraživanje i prikazivanje podataka koji se predaju na pohranu, a jedna izvan tog sustava. Prije pohrane gradiva u elektroničkom obliku u pisanom se obliku opisuje format i struktura zapisa, način na koji će se osigurati njihovo čuvanje i zaštita od neovlaštenog pristupa ili mijenjanja podataka, način na koji će se provoditi izlučivanje te oblik i način predaje nadležnom arhivu. Pri pohrani gradiva u elektroničkom obliku obvezno se provjerava čitljivost i cjelovitost svih kopija predanih elektroničkih zapisa. SMJEŠTAJ GRADIVA Članak 11. Imatelji su dužni osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva. Primjerenim prostorom za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva smatraju se prostorije: — koje su suhe, zračne i zaštićene od prodora nadzemnih i podzemnih voda, — koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i onečišćenja zraka, — koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih , — u kojima ne boravi i kroz koje se ne kreće drugo osoblje osim osoba zaduženih za čuvanje i zaštitu arhivskog gradiva, — kojima je zapriječen pristup neovlaštenim osobama, u radno i izvan radnog vremena. Arhivsko gradivo na papiru čuva se u spremištima u kojima relativna vlažnost zraka ne odstupa bitno od 45 — 55% pri temperaturi od 16 — 20 şC. Arhivsko gradivo na drugim medijima čuva se u prostorijama u kojima relativna vlažnost i temperatura ne prelaze vrijednosti koje preporučuje nadležni arhiv ili proizvođač medija. Pri izvođenju radova u prostorijama u kojima se čuva arhivsko gradivo ili njihovoj blizini, kao i čišćenju tih prostorija, ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu biti štetni za arhivsko gradivo upotreba otvorenog plamena, korištenje agresivnih kemijskih sredstava i zapaljivih tvari, pretjerano vlaženje , ako gradivo nije prethodno izmješteno na mjesto sigurno od posljedica primjene tih sredstava i postupaka. Prostorije u kojima se čuva arhivsko gradivo trebaju biti opremljene vatrodojavnim uređajima te uređajima za suho gašenje požara. Prostorije u kojima se čuva arhivsko gradivo trebaju biti opremljene metalnim policama ili ormarima koji su primjereni za smještaj gradiva. Police trebaju biti odmaknute od zidova tako da se omogući cirkulacija zraka i dovoljno međusobno razmaknute za neometan prolaz i rukovanje gradivom. Najdonja pregrada na polici treba biti odmaknuta najmanje 15 cm od poda. Arhivsko se gradivo ne smije držati na podu, stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena za njegovo odlaganje. Pristup u prostorije za pohranu arhivskoga gradiva može imati samo osoblje zaduženo za zaštitu i obradu gradiva i ovlaštene osobe. STRUČNI RADNICI Članak 16. Poslove na zaštiti i obradi arhivskog gradiva obavljaju osobe koje su stručno osposobljene za te poslove stručni radnici. Stručni radnik je osoba koja ima položen stručni ispit iz arhivske struke ili stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva, sukladno propisima koji uređuju polaganje stručnih ispita. Stručni radnik mora imati najmanje srednju stručnu spremu. PRAVILNIK O ZAŠTITI ARHIVSKOG GRADIVA Članak 17. Sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva imatelji uređuju svojim pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva. Pravilnik iz stavka 1. Ako nadležni arhiv ne izda ili ne uskrati suglasnost iz stavka 2. U pravilniku iz članka 17. ZAVRŠNE ODREDBE Članak 19. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuđa Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja MINISTARSTVO PRAVOSUĐA 1085 Na temelju članka 17. OPĆE ODREDBE Članak 1. Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Središnjeg ureda, kaznionica, zatvora i Centra za izobrazbu kao ustrojstvenih jedinica Uprave za zatvorski sustav Ministarstva pravosuđa te odgojnih zavoda u daljnjem tekstu: Uprava za zatvorski sustav , kao i predaja gradiva nadležnom arhivu. Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Uprave za zatvorski sustav u prilogu je ovog Pravilnika i njegov je sastavni dio koji se neće objaviti u »Narodnim novinama«. Cjelokupno gradivo Uprave za zatvorski sustav od interesa je za Ministarstvo pravosuđa, povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu, bez obzira je li registrirano ili evidentirano. Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Uprave za zatvorski sustav odgovorne osobe su: — za Središnji ured — ravnatelj, — za kaznionicu, zatvor, odgojni zavod i Centar za izobrazbu — upravitelj. Odgovorne osobe iz stavka 2. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik. Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama. Arhivskim registraturnim gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama npr. Dokument je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis, filmski ili video zapis, elektronički zapis i dr. Dosje je jedinica koju čine predmeti ili dokumenti koji se odnose na istu osobu, stvar, pojavu ili vrstu aktivnosti. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao. Elektronički dokument je dokument proslijeđen ili pohranjen pomoću računalnih uređaja u obliku koji pretpostavlja upotrebu takvih uređaja pri obradi i korištenju. Klasificirani podatak je onaj koji je nadležno tijelo, u propisanom postupku takvim označilo i za koji je utvrđen stupanj tajnosti, kao i podatak kojeg je Republici Hrvatskoj tako označenog predala druga država, međunarodna organizacija ili institucija s kojom Republika Hrvatska surađuje. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese čelnik ustrojstvene jedinice. Pisarnica je jedinica u kojoj se obavljaju poslovi: zaprimanja i pregleda dokumentacije, razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranja upisa u poslovne knjige i slanja dokumenata i spisa, otpreme i razvođenja te predaje u pismohranu. Pismohrana je sastavni dio svake pisarnice. U pismohranu se odlaže i čuva arhivsko i registraturno gradivo. Arhivsko gradivo čuva se do predaje nadležnom arhivu, a registraturno gradivo s rokovima čuvanja do postupka izlučivanja. Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama poslovnim područjima Uprave za zatvorski sustav, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja. Tehnička dokumentacija su projekti, elaborati i ostali dokumenti u kojima su sadržana tehnička rješenja, uvjeti, isprave i drugi podaci u skladu sa zakonima koji imaju značaj tehničke dokumentacije. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD... Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Uprave za zatvorski sustav, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim dokumentacijskim cjelinama. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Uprave za zatvorski sustav predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti. OBVEZE UPRAVE ZA ZATVORSKI SUSTAV KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA Članak 5. Uprava za zatvorski sustav kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je: — savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu, — na zahtjev nadležnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim te pribavljati mišljenje nadležnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, — redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja, — omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva. Uprava za zatvorski sustav dužna je izvijestiti nadležni arhiv o svakoj promjeni svog statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA Članak 6. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Uprave za zatvorski sustav prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani Uprave za zatvorski sustav. U okviru uredovanja pismohrane vodi se: a Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, rok čuvanja, napomena. Podaci Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. Riješeni i dovršeni predmeti u daljnjem tekstu: gradivo stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape fascikle s preklopom... Gradivo se pismohrani obvezno predaje tehnički opremljeno i popisano. U pismohrani, nakon arhiviranja predmeta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i vrednovanja redovito, a najmanje 5 pet godina od posljednjeg provedenog postupka. Odabrano gradivo se obavezno predaje tehnički opremljeno i popisano. Svaki službenik i namještenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki službenik i namještenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podaci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva. Arhivsko i registraturno gradivo se nakon razvođenja predaje u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom. Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni službenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik. Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik. Odgovorna osoba za pismohranu neće preuzeti dokumentaciju koja nije složena u skladu s stavkom 1. Odgovorna osoba za pismohranu, odnosno drugi ovlašteni službenik u pismohrani, dužna je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka. Po prijamu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama. Arhivsko i registraturno gradivo razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu s važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku. Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa npr. Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i njihovo pregledavanje kao i korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili se iz njega brišu. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili se predaju s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje te s navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje. Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava, a najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij obavlja se najmanje svake pete godine, a ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen, presnimavanje na novi medij je obvezno. KORIŠTENJE GRADIVA Članak 16. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe pisarnice, odnosno drugog ovlaštenog službenika. Korištenje gradiva ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala gradiva. Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde reversa i obaveznog upisa u odgovarajuću evidenciju. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka, od kojih se jedan primjerak potvrde reversa ostavlja na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak zadržava odgovorna osoba pismohrane, odnosno drugi ovlašteni službenik, a treći primjerak uručuje se službeniku, odnosno korisniku gradiva. Nakon korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto na kojem je bilo pohranjeno, a revers se poništava. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja. Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u pismohranu, provjerava se da li je tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba, odnosno drugi ovlašteni službenik pismohrane. Ako se utvrdi da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba, odnosno drugi ovlašteni službenik, dužni su tražiti povrat gradiva. Ukoliko je korisniku zaduženo gradivo potrebno za rad i u narednoj godini, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice dužan je to pisano potvrditi. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA Članak 20. Redovito, a najkasnije 5 pet godina od posljednjega provedenog postupka izlučivanja, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano u skladu s člankom 7. Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće odgovorna osoba ustrojstvene jedinice Uprave za zatvorski sustav. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva vrijeme nastanka i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. U pripremi izlučivanja, prema potrebi može sudjelovati i stručni djelatnik nadležnog arhiva. Popis gradiva predloženog za izlučivanje koji je potpisan od odgovorne osobe Uprave za zatvorski sustav, dostavlja se nadležnom arhivu. Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva. O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, koji u jednom primjerku dostavlja nadležnom arhivu. Gradivo koje sadrži povjerljive podatke, uništava se na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u takve podatke. Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog arhiva o odobrenju izlučivanja. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU Članak 28. Arhivsko gradivo Uprave za zatvorski sustav predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume Uprava za zatvorski sustav i nadležni arhiv ili ako je to nužno radi zaštite gradiva. Arhivsko gradivo Uprave za zatvorski sustav predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva Uprave za zatvorski sustav nadležnom arhivu sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE Članak 29. Uprava za zatvorski sustav dužna je odrediti odgovornu osobu za rad u pismohrani, te dovoljan broj zaduženih službenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom. Ukoliko službenik iz stavka 1. Službenik u pismohrani obvezan je obavljati sljedeće poslove: — sređivanje i popisivanje gradiva, — osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva, — odabiranje arhivskoga gradiva, — izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja, — priprema predaje arhivskoga gradiva nadležnom arhivu, — izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome. Službenik u pismohrani dužan je u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a osobito: — čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti, — dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih, — poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi, — osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist, — nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje iz područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava. Prilikom rasporeda na druge poslove ili prestanka radnog odnosa, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu. PROSTOR PISMOHRANE Članak 34. Prostor i oprema za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva moraju biti primjereni potrebi sigurnog čuvanja, sukladno propisima. Materijalna fizičko-tehnička zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka. Materijalna zaštita osigurava se: — obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi, — redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija, — održavanjem odgovarajuće temperature 16 — 20 °C i vlažnosti 45 — 55% , — redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva. Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda. Instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje. Prostorije pismohrane priručnih pismohrana moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr. Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah. Pristup u priručnu pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno drugom ovlaštenom službeniku u pismohrani. Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana. ZAVRŠNE ODREDBE Članak 38. Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Uprave za zatvorski sustav i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika. Na pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva. Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva Uprave za zatvorski sustav od 18. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Pravilnik o zaštiti i korištenju arhivskoga i registraturnog gradiva Ministarstva obrane i oružanih snaga Republike Hrvatske Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja MINISTARSTVO OBRANE 306 Na temelju članka 17. OPĆE ODREDBE Članak 1. Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ministarstva obrane, Oružanih snaga Republike Hrvatske i njihovih prednika u daljnjem tekstu: MORH i OS RH , kao i predaja gradiva nadležnom arhivu. Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju MORH-a i OS RH. Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH-a i OS RH od interesa je za MORH i OS RH, povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano. Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH i OS RH odgovoran je ministar obrane. Nadzor nad zaštitom cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu u daljnjem tekstu: HDA , te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo. Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika: Središnji vojni arhiv MORH-a i OS RH središnja je i glavna arhivska jedinica MORH-a u miru i ratu. Središnji vojni arhiv organizira se kao samostalno tijelo unutar MORH-a. Svoju djelatnost i svoju funkciju usklađuje prema zahtjevima arhivskog zakonodavstva i arhivske struke u Republici Hrvatskoj, poštujući pri tome sve posebnosti MORH-a i OS RH. U radu surađuje s HDA. Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik... Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama. Arhivskim registraturnim gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama npr. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji. Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u. Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje. Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese ministar obrane. Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama poslovnim područjima MORH-a i OS RH, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD... Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim dokumentacijskim cjelinama. Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja MORH-a i OS RH predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti. OBVEZE MORH-a I OS RH KAO STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA Članak 5. MORH i OS RH kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su: — savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje HDA — dostavljati na zahtjev HDA popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim pribavljati mišljenje HDA prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo — redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja — omogućiti ovlaštenim djelatnicima HDA obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva. MORH je također dužan izvijestiti HDA o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA Članak 6. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo MORH-a i OS RH prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u priručnim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu. Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim Središnjega vojnog arhiva ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim Pravilnikom ili posebnom odlukom. Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan Središnjega vojnog arhiva dužna je to gradivo evidentirati te Središnjem vojnom arhivu redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 7. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena. Prijepisi preslici Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. Riješeni predmeti i dovršeni spisi dalje: gradivo stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape fascikle s preklopom... U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo u tzv. Odabrano gradivo se obavezno predaje u Središnji vojni arhiv, osim u slučajevima iz članka 6. Čelnik svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje. Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u Središnji vojni arhiv, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podatci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva. Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u Središnji vojni arhiv u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom. Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik Središnjega vojnog arhiva. Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu. Odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu, dužan je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka. Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama Središnjega vojnog arhiva. Arhivsko i registraturno gradivo u Središnjemu vojnom arhivu razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednoga godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica. Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, u skladu s važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava. Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku. Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa npr. Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje. Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen. KORIŠTENJE GRADIVA Članak 15. Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad Središnjega vojnog arhiva i čelnik ustrojstvene jedinice MORH-a i OS RH. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe Središnjega vojnog arhiva, odnosno zaposlenika Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane. Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala. Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde reversa i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju. Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu. Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde reversa ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava. Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja. Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u priručnu pismohranu i Središnji vojni arhiv, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u Središnji vojni arhiv. Nadzor obavlja odgovorna osoba, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane. Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, traže povrat gradiva. Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u narednoj godini. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA Članak 19. Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u priručnoj pismohrani ili Središnjemu vojnom arhivu pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva. Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano u skladu s člankom 7. Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće odgovorna osoba ustrojstvene jedinice MORH-a i OS RH. Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva vrijeme nastanka i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl. Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje npr. Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik HDA. Popis gradiva predloženog za izlučivanje i potpisan od odgovorne osobe MORH-a i OS RH, preko Središnjega vojnog arhiva, dostavlja se HDA. HDA izdaje rješenje kojim predloženo gradivo može za izlučivanje u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti. Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva. O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak dostavlja HDA. Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih. Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja HDA o odobrenju izlučivanja. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU Članak 27. Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se HDA u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i HDA, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva. Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva MORH-a i OS RH HDA sastavlja se Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PRIRUČNIH PISMOHRANA Članak 28. MORH i OS RH su dužni imati odgovorne osobe za rad priručnih pismohrana, te zaduženog zaposlenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom u priručnim pismohranama. Ukoliko zaposlenik iz st. Zaposlenici u priručnim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu obavljaju sljedeće poslove: — sređivanje i popisivanje gradiva — osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva — odabiranje arhivskoga gradiva — izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja — priprema predaje arhivskoga gradiva HDA — izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome. Zaposlenici u priručnim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu dužni su u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice: — čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti — dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih — poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi — osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist — nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje iz područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava. Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu. PROSTOR PRIRUČNIH PISMOHRANA I SREDIŠNJEGA VOJNOG ARHIVA Članak 33. MORH i OS RH je dužan osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva. Materijalna fizičko-tehnička zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka. Materijalna zaštita osigurava se: — obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi — redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija — održavanjem odgovarajuće temperature 12 — 18 °C i vlažnosti 50 — 70% — redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva. Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda. Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane i Središnjega vojnog arhiva strogo je zabranjeno pušenje. Prostorije priručnih pismohrana i Središnjega vojnog arhiva moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr. Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah. Pristup u priručnu pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani. Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana. ZAVRŠNE ODREDBE Članak 37. Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja MORH-a i OS RH i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika. Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva. Sastavni dio ovog Pravilnika je Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima čuvanja, koji se nalazi u prilogu Pravilnika i neće se objaviti u »Narodnim novinama«. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Ministar Berislav Rončević, v. Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog gradiva nastalog u radu Državnog Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE 2631 Na temelju članka 11. Zakona o Državnom izbornom povjerenstvu Republike Hrvatske »Narodne novine«, br. OPĆE ODREDBE Članak 1. Ovim Pravilnikom uređuje se obrada, odlaganje i čuvanje, odabiranje i izlučivanje javnog arhivskog gradiva Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske dalje: Povjerenstvo , nastalog u postupku: — izbora za predsjednika Republike Hrvatske — izbora za zastupnike u Hrvatski sabor — izbora za općinske načelnike, gradonačelnike, župane i gradonačelnika Grada Zagreba — izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne regionalne samouprave — izbora za članove vijeća i predstavnika nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne regionalne samouprave — provedbi državnog, lokalnog i savjetodavnog referenduma — ostvarivanja ostalih zakonskih nadležnosti Povjerenstva. Ovim Pravilnikom uređuje se i način vođenja uredskih i drugih evidencija o arhivskom gradivu koje se vode u stručnoj službi Povjerenstva. Gradivo iz članka 1. IZBORNA DOKUMENTACIJA, DOKUMENTACIJA ZA PROVEDBU REFERENDUMA I PREDMETNA DOKUMENTACIJA Članak 3. Izbornu dokumentaciju i dokumentaciju za provedbu referenduma u smislu ovog Pravilnika čine: 1. Informatička baza podataka sadrži: — pravovaljano predložene liste i zbirne liste u digitalnom obliku — službene rezultate izbora i rezultate referenduma u digitalnom obliku — službeni rezultati izbora odnosno referenduma po biračkim mjestima u općinama, gradovima, županijama i izbornim jedinicama u digitalnom obliku. Predmetnu dokumentaciju čine odluke, mišljenja, zapisnici sa sjednica Povjerenstva i drugi dokumenti koji nastaju u ostvarivanju zakonskih nadležnosti i poslovanju Povjerenstva. NAČIN ODLAGANJA ARHIVSKOG GRADIVA Članak 6. Nakon što bude popisano, u sređenom stanju i oblikovano u arhivske jedinice, arhivsko gradivo iz članka 2. Na svakoj arhivskoj jedinici prije odlaganja potrebno je ispisati sljedeće oznake: — Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske — klasifikacijsku oznaku — granične brojeve predmeta za svaku klasifikacijsku oznaku — oznaku godine nastanka — rok čuvanja — oznaku »pismohrana«. Arhivsko gradivo iz članka 2. Predaja odnosno preuzimanje arhivskog gradiva obavlja se na temelju zapisnika o primopredaji i popisa arhivskog gradiva. Zapisnik potpisuju tajnik Povjerenstva i osoba ovlaštena za preuzimanje arhivskog gradiva u pismohrani. Kod predaje arhivskog gradiva izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provođenje referenduma u jedinicama lokalne i područne regionalne samouprave, zapisnik potpisuje predsjednik povjerenstva i osoba odgovorna za pismohranu u toj jedinici. Arhivsko gradivo nastalo ili zaprimljeno u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u postupku izbora, referenduma i poslovanja Povjerenstva čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka i zaštite informacijskih sustava. Za svaki računalni sustav odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima Povjerenstvo će posebnom odlukom odrediti osobu odgovornu za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka istih. Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku. Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Jedan primjerak mora biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke te da je moguće njihovo pregledavanje i korištenje u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa. Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega. Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost. Arhivske kopije se predaju na mjesto čuvanja s programima odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje. Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen. Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa npr. ČUVANJE I ZAŠTITA ARHIVSKOG GRADIVA Članak 12. Do osnivanja pismohrane Povjerenstva, arhivsko gradivo iz članka 2. Arhivsko gradivo iz članka 2. Arhivsko gradivo mora biti pohranjeno u primjerenom prostoru opskrbljenom potrebnom opremom i inventarom, sukladno odredbama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva »Narodne novine« br. O čuvanju gradiva koje se po odredbama ovog Pravilnika daje na čuvanje Hrvatskom saboru brine se Povjerenstvo. Povjerenstvo nadzire korištenje, pohranjivanje i čuvanje gradiva te poduzima odgovarajuće mjere u slučaju utvrđenih nepravilnosti. O čuvanju gradiva koje se po odredbama ovog Pravilnika čuva u pismohranama jedinica lokalne i područne regionalne samouprave brinu se ovlaštene osobe u tim jedinicama. Povjerenstvo može povodom opravdanih zahtjeva građana, znanstvenih i drugih institucija odobriti korištenje ili uvid u arhivsko gradivo odloženo u pismohrani. O odobrenom uvidu ili korištenju arhivskog gradiva vodi se jedinstvena evidencija u pisanom obliku. O korištenju arhivskog gradiva izdaje se pisana potvrda koja sadrži: oznaku predmeta koji se izdaje, broj evidencije iz stavka 2. Odgovorna osoba u pismohrani zadužena je za čuvanje potvrde do vraćanja gradiva. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA Članak 16. Organizacija postupka izlučivanja gradiva temelji se na Posebnom popisu i Općem popisu za izlučivanje registraturnog gradiva iz članka 9. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva »Narodne novine«, br. Bezvrijedno registraturno gradivo izlučuje se u skladu s rokovima čuvanja utvrđenima u Posebnom popisu i Općem popisu. Nakon isteka rokova za čuvanje gradiva Povjerenstvo te po njegovom nalogu i ostala nadležna tijela, upućuju prijedlog za postupak i izlučivanje gradiva Hrvatskom državnom arhivu. Prijedlog iz prethodnoga stavka sadrži: naziv i sjedište predlagatelja, redni broj, sadržaj-naziv — oznaka gradiva, poziv na redni broj stavke iz Posebnog popisa gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja, te količinu gradiva. Postupak odabiranja i izlučivanja gradiva provodi tročlana komisija koju imenuje predsjednik Povjerenstva. Po završetku izlučivanja, a po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva, izlučeno gradivo se pod nadzorom komisije iz stavka 1. O postupku uništenja izlučenog gradiva sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se Hrvatskom državnom arhivu. EVIDENCIJA ARHIVSKOG GRADIVA Članak 20. Za svaku pojedinu arhivsku cjelinu Povjerenstvo vodi popis arhivskog gradiva u skladu s člankom 6. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva »Narodne novine«, br. Podaci iz evidencije o arhivskom gradivu dostavljaju se jednom godišnje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s Pravilnikom iz prethodnog stavka. Upis u uredsku arhivsku knjigu vodi se za dokumentacijske cjeline koje su navedene u članku 2. Rubrike uredske arhivske knjige popunjavaju se u skladu s propisima o uredskom poslovanju. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA HRVATSKOM DRŽAVNOM ARHIVU Članak 22. Arhivsko gradivo čuva se u pismohrani do predaje Hrvatskom državnom arhivu, u skladu s rokovima propisanim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima. ZAVRŠNE ODREDBE Članak 23. Ovaj Pravilnik podliježe suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva te stupa na snagu danom zaprimanja izdane suglasnosti odnosno u roku propisanom člankom 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog gradiva izvan arhiva »Narodne novine« br. Ovaj Pravilnik objavit će se u »Narodnim novinama«. Predsjednik Branko Hrvatin, dipl. Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva u javnobilježničkim uredima Narodne novine br. Brzi pretpregled sadržaja HRVATSKA JAVNOBILJEŽNIČKA KOMORA 3540 Na temelju odredbe članka 17. Ovim Pravilnikom uređuje se uredsko poslovanje javnih bilježnika u okviru javnobilježničkog poslovanja; način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi; rokovi i način za internu primopredaju; vođenje evidencije o dokumentaciji; opremanje, označavanje i odlaganje gradiva; korištenje arhivskog gradiva; vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s postupkom uništavanja izlučenog gradiva te prijenos informacija na nekonvencionalne medije; predaja gradiva nadležnom arhivu i zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva. Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili isprava nastalih u obavljanju javnobilježničke službe i obuhvaća upisnike, imenike, knjige, spise, kartoteke, datoteke, knjigovodstvene isprave, strojno čitljive zapise, mikrooblike, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje. Javni bilježnik je dužan registraturno i arhivsko gradivo osigurati od oštećenja, uništenja ili nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje. Javni bilježnik je dužan sve javnobilježničke isprave koje je sam sastavio kao i isprave koje preuzeo na čuvanje, čuvati pod ključem, odvojeno od drugih spisa. UREDSKO POSLOVANJE Članak 6. ARHIVIRANJE I IZDAVANJE ARHIVIRANIH SPISA TE ROKOVI ZA POHRANU SPISA GRADIVA U OPĆI ARHIV Članak 7. U takvom će se slučaju u upisnicama, popisima pismena i na omotima spisa precrtati olovkom u boji bilješke kojima je označeno prilaganje spisa. PRIRUČNI I OPĆI ARHIV Članak 8. Javni bilježnik je dužan u svom uredu organizirati opći arhiv, a može imati i priručni arhiv. Spisi koji se čuvaju tajno odlažu se u opći arhiv bez odgađanja, a najduže po proteku 90 dana od dana kada je postupak dovršen. Za veći broj predmeta upisanih u istom upisniku može se, prema potrebi, osnovati veći broj svežnjeva, time da se s vanjske strane svežnja označi službeni broj spisa uloženih u odnosni svežanj. Na prednjoj strani omota svežnja stavlja oznaka javnog bilježnika kao tvorca gradiva , oznaka dokumentacijske cjeline — upisnika i godište iz kojeg potječu odnosni spisi npr. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva »Narodne novine« br. Na isti način postupa se s gradivom koje je označeno određenim stupnjem tajnosti. Na omot u kojem se spis nalazi stavit će se oznaka spisa, naziv predmeta i razlog odvojenog čuvanja povijesni, politički, gospodarski, itd. U popisu izdanih spisa članak 9. Pravilnika zabilježit će se da je spis trajno izdvojen radi posebnog čuvanja. Knjigovodstvene isprave koje se odnose na poslovanje javnobilježničkog ureda, a koje se po posebnim propisima čuvaju trajno, čuvaju se u općem arhivu ili u blagajni ili trezoru, dok se ostale knjigovodstvene isprave mogu čuvati i u posebnim ormarima u radnim prostorijama ureda ili kod ovlaštenog knjigovodstvenog servisa. PERSONALNA DOKUMENTACIJA Članak 15. Personalna dokumentacija od statusnog značenja za zaposlene u javnobilježničkim uredima odlaže se primjenom načela personalnih dosjea. Pod personalnom dokumentacijom iz st. Personalna dokumentacija izvan navedene u prethodnom stavku npr. Personalni dosjei koji se odnose na zaposlenike kojima je radni odnos prestao čuvaju se u pismohrani gdje se odlažu prema pravilnima koja važe za čuvanje arhivskog gradiva trajne vrijednosti. KORIŠTENJE ARHIVIRANOG GRADIVA I POPIS IZDANIH SPISA IZDANOG GRADIVA Članak 16. Nakon što spis bude vraćen, potvrda će se poništiti. ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA, PRIJENOS INFORMACIJA NA NEKONVENCIONALNE MEDIJE Članak 18. Poseban popis s rokovima čuvanja sastavni je dio ovog Pravilnika. Nakon što javni bilježnik primi rješenje nadležnog državnog arhiva kojim se odobrava predloženo izlučivanje, javni bilježnik imenuje tročlanu komisiju koja izlučeno gradivo predaje u industrijsku preradu ili ga komisijski uništava u javnobilježničkom uredu, o čemu sačinjava zapisnik koji se dostavlja nadležnom Državnog arhivu. Pohranom arhivskog zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje podataka izvorni oblik čuva se i nadalje u izvorniku trajno. Posebne kategorije isprava utvrđene Zakonom o računovodstvu i posebnim propisima mogu se čuvati u odrerđenom roku čuvanja isključivo na nekonvencionalnim nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU Članak 26. Gradivo javnog bilježnika ima status javnog arhivskog gradiva prema Zakonu a arhivskom gradivu i arhivima te se isto čuva u pismohrani javnog bilježnika do predaje na pohranu u spremište nadležnog državnog arhiva. Gradivo koje je predano u arhiv može se koristiti na način predviđen Zakonom. ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA Članak 29. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE Članak 30. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva trebao posebno donjeti svaki javni bilježnik. Po pribavljenoj suglasnosti Hrvatskog državnog arhiva na ovaj Pravilnik, isti će se objaviti u »Narodnim novinama. Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja. Predsjednik Hrvatske javnobilježničke komore Ivan Maleković, v. POSEBAN POPIS GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA U JAVNOBILJEŽNIČKIM UREDIMA Redni brojVrsta gradivaRok čuvanjaObrazloženje I. Opći poslovni upisnik Repertorium »OU« čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 2. Upisnik ovjera i potvrda »OV« čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 3. Upisnik za ovrhu »Ovrv« čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 4. Upisnik povjerenih poslova »UPP« čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 5. Depozitna knjiga »DK« čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 6. Imenik predanih raspoložbi za slučaj smrti »IR« čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 7. Zajednički abecedni imenik čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 8. Imenik povjerenih poslova čl. Javnobilježničkog poslovnika JBP 9. Pravilnika o javnobilježničkim protestnim upisnicima 10 godinaČl. Pravilnika o javnobilježničkim protestnim upisnicima II. Javnobilježnički akti bez obzira na sadržaj i potvrđene solemnizirane privatne isprave koje se odnose na nekretninetrajno Čl. JBP 2 Spisi o povjerenim izjavama posljednje voljetrajnoČl. SPISI3 Spisi koji su zbog svog sadržaja ili osoba na koje se odnose od osobitog povijesnog, znanstvenog ili političkog značenjatrajno Čl. JBP 4 Spisi ovjera i potvrda spisi koji se upisuju u upisnik »OV«, dakle spisi na kojima je javni bilježnik ovjerio potpis stranke, bez obzira na sadržaj istih;3 godine Čl. Spisi povjerenih poslova, koje javni bilježnik prema odredbama posebnog zakona zadržava samo u prijepisu UPP spisi u vezi ostavinskih postupaka 5 godina računajući od isteka godine u kojoj je povjereni posao okončan i izvorni spis vraćan suduČl. Ostali spisi povjerenih poslova onoliko vremena koliko se istovrsni spisi suda ili druge vlasti koja javnom bilježniku povjerila posao čuvaju kod te vlastiČl. JBP 8 Svi ostali spisi koji nisu navdeni u prethodnim toč. Zapisnici Glavnih skupština trgovačkih društava, Zapisnici o posvjedočenju činjenica, Zapisnici o zaprimanju raznih izjava, punomoći i prijedloga, akoji se upisuju u »OU« upisnik5 godina Čl. JBP POMOĆNE KNJIGE 1. Knjiga otpreme pošte čl. JBP RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA Redni brojVrsta ispraveRok čuvanjaObrazloženje 1. Kontovnik gotovinskih pologa čl. JBP 7 godina od isteka godina na koju se odnose pomoćna knjiga Čl. Zakona o računovodstvu »Narodne novine br. Dnevnik gotovinskih pologa čl. JBP 11 godina glavna knjiga Čl. Zakona o računovodstvu 3. Kontovnik negotovinskih pologa čl. Dnevnik negotovinskih pologa članak 65 JBP 5. Financijski izvještaji bilanca, račun dobiti i gubitka... Dnevnik evidencija poslovnih promjena knjigovodstvenih isprva slijedom nastanka i Glavna knjiga sintetička evidencija poslovnih promjena raščlanjena prema vrstama prihoda i rashoda, imovine i izvora financiranja slijedom njihova nastanka 11 godina od isteka godine na koju se odnose Čl. Pomoćne knjige: analitička evidencija poslovnih promjena sintetičkih konta kao analitike poslovnih promjena po partnerima ili vlasnicima, kreditnim partijama, evidencije materijalne imovine koje sadrže osim financijskih i količinske podatke i druge pomoćne knjige kao knjige ulaznih i izlaznih računa, knjiga blagajne i druge. Zakona o računovodstvu 8. Knjigovodstvene isprave kao temelj za unos podataka u poslovne knjige ulazni računi, izlazni računi, izvodi žiroračuna s nalozima za isplatu, blagajna sva dokumentacija temeljem koje je obavljena isplata ili uplata u gotovini , sve isprave u svezi s promjenama imovine, putni nalozi, blokovi računa, nalozi za knjiženje, pomoćni obračuni u slične isprave7 godina od isteka godine na koju se odnose Čl. Zakona o računovodstvu 9.. Obračuni, isplatne liste, evidencije plaća, dnevnica i honorara za koje se plaćaju doprinositrajno Članak 7. Da bi vidjeli traženi propis u kvalitetnom izvornom obliku molimo da se pretplatite. Jeste li tražili: Poslovne novine - korisne informacije iz područja građanskog i trgovačkog prava, poslovne informacije, korisni savjeti, preporuke, vijesti, primjeri ugovora, poslovni planovi i elaborati, knjige i priručnici, statistički podaci, imenici, izvještaji... Teme za predah od posla; sport, glazba, mp3, filmovi, video, humor, poznanstva, kladionice, sex, igrice, rekreacija...

CIA Covert Action in the Cold War: Iran, Jamaica, Chile, Cuba, Afghanistan, Libya, Latin America
Ugovori o investicijskom kreditu Trajno 15. Dostupnost gradiva koje sadrži osobne podatke Članak 19. Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe Središnjega vojnog arhiva, odnosno zaposlenika Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo u tzv.

[Dijaspora oglasi posao|Ovi horoskopski znakovi NAJTEŽE nalaze srodne duše|Oglasi licne prirode: Licni oglasi ona trazi sa slikom]

Oznake: Pravilnik, o, zaštiti, arhivskog, i, registraturnog, gradiva, hrvatske, komore, arhitekata