Bašić - Hrvatski jezik i poslovna korespodencija
Ovlaštena službena osoba ustrojbene jedinice raspoređuje akte na pojedine referente. Metropolis OPATIJA izuzetan atraktivan 2s stan 50m2, 1.
Mogućnost rabata do 20%. Primljene vrijednosti novac, državni biljezi i sl.
Bašić - Hrvatski jezik i poslovna korespodencija - U upisnik predmeta uprvnog postupka upisuju se predmeti upravnog postupka prvog i drugog stupnja, a u urudžbeni zapisnik neupravni predmeti.
Ivana Bašić Jednako kao što izgled i stil govore o osobi koju upoznajemo, toliko u današnjem poslovanju stil i sadržaj poslovnog pisma s kojim se istupa prema poslovnim partnerima govore o pošiljatelju. Najčešći oblik današnje poslovne komunikacije odvija se putem e-maila kojim se poslovnim partnerima i kompanijama šalju projekti, ponude proizvoda ili usluga, ponude za zaposlenje, pozivi za prezentacije, objave za medije, a poslovno pismo služi održavanju poslovnih veza, predstavljanju poduzeća i ima važnu promotivnu funkciju. Ukoliko, uslijed stjecaja okolnosti, nije moguće odmah odgovoriti, potrebno je obratiti se partneru i nagovijestiti da će puni odgovor na njegovo pismeno obraćanje uslijediti u određenom vremenu. Ono što se smatra službenom tajnom propisuje se zakonom. Službena tajna u okviru tvrtke je regulirana internim aktima tvrtke. Može se reći da svi podaci tvrtke predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji su tako označeni, tj. Ono znači poštivanje jezične i komunikacijske kompetentnosti. Jezik i stil poslovnog iskaza treba učiniti sadržaj poruke preciznim, jasnim i stručnim. To je arhiviranje dokumenata i njemu se posvećuje posebna pažnja. Poslovno pismo je ogledalo onoga tko ga šalje. Preko poslovnog pisma može se steći dojam o poslovnom partneru, bolje nego na osnovu drugih izvora. Glavni dijelovi poslovnog pisma: 2 1 Zaglavlje sadrži sve bitne elemente kojima se pošiljatelj poslovnog pisma odlikuje. Zaglavlje sadrži bitne dijelove naziv tvrtke, djelatnost i odredište — ulicu i broj, poštanski broj mjesta, i naziv mjesta poslovanja , i sporedne dijelove broj telefona i telefaksa, broj žiro-računa, zaštitni znak, godina osnivanja, spisak brojeva i dr. Zaglavlje se piše u vrhu poslovnog pisma, na sredini najčešće, tako da je jasno označeno i upadljivo. Naziv tvrtke, mjesto i adresa trebaju biti uočljivi. Uobičajeno je da se pišu u istom redu sa pozivnom oznakom. Mogu se pisati i na više načina: Osijek, 10. Pisma koja se šalju u inozemstvo moraju imati odredišnu zemlju, a adresa mora biti prilagođena zemlji u koju se šalje. To mogu biti inicijali ličnosti ili odjeljenja tvrtke u kojoj je pismo napisano. Na primjer: vaš znak, naš znak, vaš dopis, naš dopis i sl. Piše se do polovine reda, a kada to nije dovoljno koristi se drugi red. Uobičajeno je da se sažetak podvlači, ili istakne na drugi način. Sažetkom se definira sama tema pisma. Poruka ili suština to je samo jezgra pisma i u njemu se obrazlaže razlog obraćanja koji je naznačen u uvođenju u poruku. Posebnu pažnju treba obratiti na stil pisanja: jasan, kratak i precizan. Voditi računa o pravopisu. Uljudni oproštaj sa poslovnim partnerom riječima kao: Pozdravljam Vas; Primite naše pozdrave; S poštovanjem; S osobitim poštovanjem i sl. To je sastavni dio pisma, koji ono dobiva značaj službenog dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlašteno lice koje zastupa firmu direktor ili vlasnik. Potpis se sastoji od naziva tvrtke, vlastoručnog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlaštenog lica sa titulom. Ako pismo potpisuje jedna osoba, onda potpis ide sa desne strane po pravilu od 45. Ako poslovno pismo potpisuju dvije osobe, onda osoba višeg ranga potpisuje sa desne strane, a osoba nižeg ranga sa lijeve strane, počevši od 10. Sporedni dijelovi poslovnog pisma: 4 1 Oslovljavanje Gospodine direktore, Cijenjeni direktore i sl. Kada se pismo šalje običnom poštom onda nema potrebe da se to posebno označi. Ali kada se šalje preporučeno ili na neki drugi poseban način onda se to obavezno označava na kraju pisma poslije priloga i to sa lijeve strane od 10. Pismo se piše u više primjeraka. Original se šalje poslovnom partneru, a kopije se raspoređuju prema potrebi. U rasporedu kopija navodi se u koliko je primjeraka poslovno pismo umnoženo i kome su kopije dostavljene. Dodatak se piše tako što se sa lijeve strane nakon 10. Dodatak se uvijek parafira jer se stavlja ispod potpisa i pečata. Treba biti što kraći. Sada kada se dokumentacija obrađuje računarima vrši se višestruka korekcija teksta, pa se postskriptum sve manje koristi 4. E-mail 5 E-mail ili elektronička pošta je pisana poslovna komunikacija koja se rabi u internom i eksternom komuniciranju. Poslovni e-mail sastoji se od: 1. Uporabom e-maila tijekom cijelog poslovnog procesa uklanja se posao povezivanja prethodnih komunikacija jer se prethodna komunikacija može automatski uključiti u komunikaciju odgovora. Ma što god spomenuli dotičnoj osobi, uvijek postoji mogućnost da primatelj vašu poštu jednim klikom proslijedi drugima. I upamtite da vaša tvrtka može doći do bilo kojeg maila koji je došao ili otišao s vaše poslovne adrese. Zato je pravilo broj jedan kod važnih i osjetljivih informacija koje šaljete: pretpostavite da bilo koji mail koji pošaljete mogu pročitati i ljudi kojima nije namijenjen. Drugi je razlog zašto izbjegavati odavanje povjerljivih informacija je taj što biste se mogli predomisliti oko toga želite li ih otkriti ili ne, odnosno je li vrijeme da se nešto obznani. Primjerice, ako novinarima odate financijske rezultate tvrtke prije konačnog usuglašavanja i odobrenja, to bi moglo imati posljedice o kojima ne želite ni razmišljati. Drugo je pravilo kod slanja povjerljive pošte: razmislite prije nego što pošaljete. Što ovim pismom želim postići i koji je najbolji način da to postignem? Koje zamisli želim izraziti i kakav dojam želim ostaviti na primatelje pisma? Kako ću postići rezultat koji želim i dobiti odgovor koji očekujem? Pismo je učinkovitije ako prevladavaju riječi vi, umjesto mi ili ja, tj, ako je usmjereno na potrebe drugoga i na njegovu perspektivu Ne koristite riječi trebate i morate jer su to imperativni oblici koje nitko ne voli čuti. Koristite neutralne iskaze kao npr. Izbjegavajte učene fraze koje otežavaju komunikaciju. Uvijek koristite jezik u afirmativnom pozitivnom, konstruktivnom, optimističnom obliku. Upisat ću se u neki savez sindikata. Idemo naći turističku zajednicu ovog grada. Strana imena Pišu se onako kako se pišu izvorno u stranim jezicima. Ivo Ivić ne: gospodin ravnatelj škole prof. Ivo Ivić, nego je dovoljno navesti samo gosp. Ivić ako je jedini Ivić u informaciji , ili prof. Ivić ili samo ravnatelj ako je jedini ravnatelj u informaciji. Zarez između osobe i zanimanja: 12 1. Kratice akademskih naslova: doktor dr doktor znanosti dr. Pišu se ispred imena: dr. Ivo Ivić Kratice oznaka zanimanja: diplomirani pravnik diplomirani ekonomist diplomirani inženjer dipl. Kratice koje se često upotrebljavaju: gospodin gospođa na primjer takozvani i tako dalje monsinjor gosp. Složene kratice u kojima svako veliko slovo znači cjelovitu riječ sklanjaju po padežima, a padežni nastavak se odvaja spojnicom: N. HINA-u hini hinu Instr. HINA-om hinom Primjeri internacionalizama u poslovnom jeziku koji imaju svoj hrvatski izričaj potvrđen praksom: aerodrom- zračna luka advokatura-odvjetništvo marketing-istraživanje tržišta 14 menadžment- upravljanje rentabilan-unosan evidentan-očit Oslovljavanje Kod službenog dopisivanja uobičajeno je oslovljavanje stavljati iznad prve crte teksta. Ako se koristi uskličnik, tada novu rečenicu počinjemo velikim slovom. Jučer smo stigli u Pulu. Ako oslovljavanje završavamo zarezom, tada ne počinje nova rečenica, pa u nastavku koristimo malo slovo. Poštovani direktore, jučer smo stigli u Pulu. Uobičajene formulacije oslovljavanja Poštovani gospodine, Poštovani gospodine Iviću, Cijenjena gospođo, Cijenjena gospođo Ivić, Poštovani gospodine doktore, Poštovana gospođo profesorice, Poštovani Profesore, 15 Poštovani gospodine generale, Poštovana gospođo ministrice, Preuzvišeni gospodine biskupe, Oče biskupe, Velečasni gospodine, Časna majko, Vaša uzoritosti, Pozdrav, formula pristojnosti kurtoazije S poštovanjem S iskrenim poštovanjem Srdačan pozdrav Srdačno Vas pozdravljam Primite naše srdačne pozdrave Primite naše iskrene pozdrave Očekujući Vaš skori odaziv, srdačno Vas pozdravljamo Upućujemo Vam srdačne i iskren pozdrave Formule pristojnosti kod posebno uvaženih primatelja Molim primite izraze mog iskrenog štovanja Izvolite, gospodine…, primiti izraze moga visokog uvažavanja, s poštovanjem 16 Koristim ovu prigodu da Vas uvjerim u izraze mog najvišeg poštovanja Primite, gospodine ekselencijo , ponovna uvjeravanja mog najvišeg poštovanja Molimo primite izraze mog dubokog poštovanja Primjeri uobičajenih pogrešaka koje se često provlače u tekstovima: Pogrešno se piše: Nova Godina Božićni običaj uputstvo spisak prepiska često puta putem telefona neznam ne ću znati ću kutevi kursevi podcrtati pretsjednik treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba Nova godina božićni običaj uputa popis, imenik, lista, iskaz dopisivanje, dopisi mnogo puta, više puta telefonom ne znam neću znat ću kutovi kursovi podcrtati predsjednik podpredsjednik treba potpredsjednik 17 gladko radia gubitci dohodci izuzetci s tla uz zid oba nisu došla da li ste treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba glatko radija gubici dohotci izuzeci sa tla uza zid nijedan nije došao jeste li raspravljati o pitanju raspravljati po pitanju Pristojnost, ljubaznost Ljutito, grubo i sarkastično pismo neće ostvariti rezultate koje očekujemo. Na primjer: Poštovani gospodine Zoriću, Već smo vam pisali u svezi vašega velikog duga od 100 000 kuna. To ste trebali platiti prije tri mjeseca. Ako dug ne podmirite za deset dana, tužit ćemo vas sudu. S poštovanjem To se može izraziti i na drugi način: 18 Poštovani gospodine Zoriću, pozivam se na prethodno naše pismo od 10. Budući da niste odgovorili na naše pismo, niste nam ostavili drugi izbor već da Vaš predmet damo u ruke odvjetniku. Međutim, nama to neće biti drago, pa vam nudimo daljnjih deset dana da namirite svoj dug. S poštovanjem Ili: Poštovani gospodine Popoviću, primite našu iskrenu ispriku što Vam još uvijek nismo mogli isplatiti Vaš novac. Razlog je u tome što nismo dobili namjenski novac. Svjesni smo da je Vaša ljutnja opravdana, ali Vas molimo za još malo strpljenja. Vjerujemo da ćemo uskoro moći ispuniti sve naše obveze i još jednom zahvaljujemo na Vašem strpljenju i razumijevanju. S poštovanjem Ili: Poštovani gospodine Popoviću, Drago mi je da Vam možemo javiti da smo danas uplatili iznos honorara na Vaš žiro račun. U privitku Vam šaljemo kopiju uplatnice. Još jednom se ispričavamo zbog kašnjenja u ispunjavanju naših obveza i zahvaljujemo na Vašem razumijevanju. Nadamo se da ćemo i dalje uspješno surađivati na zajedničkim projektima. S poštovanjem 19 7. Navesti konkretan nadnevak Dogovora. O čemu pišemo O našim mogućnostima i želji da dobijemo posao. Potaknite daljnju vezu, upite ili korespondenciju i spomenite da očekujete da vam se primatelj pisma uskoro javi. Da ukratko ponovim osnovne točke pisma-sve cijene su u kunama, franko hrvatsko granica, rok isporuke je dva tjedna od primitka narudžbe. Molimo Vaš odgovor na našu ponudu do 12. Očekujem da se uskoro čujemo. Ili: Sigurni smo da je kupnja našeg proizvoda pravi odabir. Treba li Vam bilo kakav savjet ili informacija bit će nam zadovoljstvo da Vam ih pružimo. Nadamo se da ćemo se uskoro čuti. Ili: Nadam se da sam odgovorio na sva Vaša pitanja, ali molim Vas da nam se javite za sve dodatne obavijesti. Dopustite da Vas podsjetim da uskoro dolazi ljetna sezona pa Vas molim da robu naručite što prije da bi stigla na vrijeme. Nadam se da ćemo se uskoro čuti. Hoće li čitatelj razumjeti ono što smo htjeli poručiti ili su negdje mogući nesporazumi? Teče li tekst glatko? Jesu li rečenice kratke, jasne i razumljive? Jeste li izostavili sve dugačke, teške i možda nerazumljive riječi? Jeste li provjerili kako se pojedine riječi, kod kojih dvojite, pišu? Je li unutrašnja logika najjasnija? Izgleda li krajnji proizvod dobro? PRIMJER CIJELOG TEKSTA Primjer 1. Loš redoslijed paragrafa teksta Poštovani, Zanimaju nas vaši sigurnosni sustavi. Htjeli bismo saznati nešto više o cijenama i popustima koje nudite. Naš poslovni suradnik, ELTA d. Oni su bili oduševljeni sigurnosnim sustavom koji ste kod njih instalirali, pa vam pišemo o tome jer smo zainteresirani, a to je nama jako važno jer razmišljamo o poboljšanju kvalitete iako, za razliku od naših poslovnih suradnika, nemamo takav oblik poslovanja. Da li dajete jamstvo za svoje instalacije? Koliko vam treba da instalirate sustav koji će nadgledati sve naše odjele? Možete li nam poslati inspektora ili savjetnika da pogleda naše prostore? Ako možete ponuditi konkurentnu cijenu i garancije, instalirati ćemo vaše sustave u sve naše dućane, ali za početak neka to bude naš glavni dućan. Htjeli bismo se brzo odlučiti, pa bi nam trebao brzi odgovor. S poštovanjem ANALIZA LOŠE NAPISANOG POSLOVNOG PISMA: 1. Pismo se ne može brzo čitati-treba ga proučavati. Teško se razumije što pisac želi reći-potrebno je pročitati nekoliko puta da bi se shvatila poruka. Rečenice su veoma dugačke od 45 do 70 riječi s mnogo umetnutih rečenica, što otežava brzo čitanje. Pomiješano je nekoliko tema. Krajnje je nejasno što se zapravo htjelo reći. Ima dosta pravopisnih i gramatičkih pogrešaka. Dobar redoslijed paragrafa teksta Poštovani gospodine Perinčiću, Naša tvrtka ima lanac dućana za maloprodaju i tražimo učinkovit sigurnosni sustav. Vašu tvrtku su nam preporučili naši poslovni partneri, tvrka ELTA d. Mi trebamo instalaciju koja će nam dati sveobuhvatnu zaštitu protiv provale i krađe u svim našim odjelima, a sustav Secure 15, iz vašeg kataloga, nam se čini najpogodnijim. Međutim, ako bi jedan od vaših predstavnika mogao doći k nama, vjerojatno bi nas mogao savjetovati i pomoći u odabiru optimalnih rješenja sustava. Za početak ćemo testirati vaš sustav u našem glavnom dućanu. Ako bude uspješan, uvest ćemo ga u sve naše dućane. Dakako, tu će biti nužna kokurentna ponuda i puno jamstvo, održavanje i servisi. Odluku o izboru optimalnog ponuđača željeli bismo donijeti unutar idućih nekoliko mjeseci. Zato Vas molimo da nam ponudu s cijenom, rokom, jamstvom, održavanjem, načinom plaćanja i testiranja sustava, dostavite do 20. S poštovanjem 25 8. Ovime Vam želimo priopćiti da... Mi bismo Vam htjeli priopćiti da... Slobodni smo Vam priopćiti da... U prilogu privitku dobivate... Bilo bi nam drago kad bismo s Vama mogli uspostaviti dobru poslovnu suradnju. S velikim zanimanjem očekujemo Vaš stav. U svako doba smo Vam, s daljnjim informacijama, na raspolaganju. Radovali bismo se Vašoj posjeti. Kako ćete zatražiti ponudu? Htjeli bismo zamoliti ponudu za... Molimo Vas da nam što je moguće prije pošaljete ponudu za... Za Vaš hitni odgovor bili bismo Vam vrlo zahvalni. Sa zanimanjem očekujemo Vaš skorašnji odgovor. U očekivanju Vašeg odgovora... S molbom za Vaš skori odgovor... Zahvaljujemo Vam na upitu faksu, e-mailu, telefonskom razgovoru, pozivu. Pozivamo se na Vaš upit faks, e-mail od … i nudimo Vam sljedeće: … Slanje ponude 1. Ovime Vam nudimo: 2. U vremenu od … do … možemo Vam ponuditi … 3. Bilo bi nam drago kad bi Vam naša ponuda odgovarala. Sa zanimanjem očekujemo Vaš skori odgovor. Radujemo se Vašem odgovoru. Bilo bi nam drago kad bismo mogli… Nadam se da ću uskoro dobiti Vaš odgovor. Radujemo se dobroj suradnji s Vama. Kako ćete moliti za razumijevanje i kako možete obrazložiti storno? U nadi da ćete imati razumijevanja srdačno Vas pozdravljamo. Nadamo se da Vam ova promjena neće uzrokovati neugodnosti. Nadam se da zbog ovog odgađanja nećete imati nikakve štete. Kako ćete priopćiti da u prilogu privitku šaljete račun? Slobodni smo Vam u prilogu poslati račun u iznosu od.... U prilogu privitku dobivate račun za sljedeće usluge:... Kako ćete zamoliti da se podmiri račun? Kako možete priopćiti da dospjeli račun nije podmiren? Anić, Vladimir;Goldstein, Ivo: Rječnik stranih riječi, Novi Liber, Zagreb, 1999. Babić, Stjepan; Ham, Sanda; Moguš, Milan: Hrvatski školski pravopis, Školska knjiga, Zagreb, 2005. Eržišnik, Davor: Uredsko poslovanje skripte , Društveno veleučilište, Zagreb, 2002. Klaić, Bratoljub: Veliki rječnik stranih riječi izraza i kratica, Zora, zagreb, 1968. Težak, Stjepko; Babić, Stjepan: Gramatika hrvatskog jezika, Školska knjiga, Zagreb, 1994. Mandić, Vlado: Kako javno razgovarati hrvatski, C. Amato, Rachel Armitago: Praktično poslovna komunikacija, PONS, Zagreb, 2005.