Pregled posta

Time Management

Kategorije: Karijera, Obitelj i Zdravlje. Tema u dva dijela, ovo je prvi dio.



Prvi dio o efektivnosti na poslu, a drugi put tekst o Kuci koja se sama cisti – ili o efektivnosti u vlastita cetiri zida.

Tema o fly lady i burn out-u bi vas mogla zanimati:

http://jja.blog.hr/2007/03/1622334635/flylady.html

http://jja.blog.hr/2007/06/1622788080/burnout.html

Danas je moderno biti bez vremena. Ako imate vremena onda ste nevazni, niste netko. Ako niste dostupni 0-24 onda nema potraznje, rejting pada. Krivo.
0-24 su dostupni oni koji nemaju sekretaricu ili si ne mogu priustiti drugacije. Najbrza karta za konstatni umor i iscrpljenost. A sve zbog ega koji nam je sapnuo, a mi mu povjerovali da smo nezamjenjivi. Jako malo ljudi je zaista nezamjenjvio (poslovno). a vi i ja vjerujem nismo medju njima.

Vremena je sve manje, a mojih interesa sve vise. Procitala sam u medjuvremenu 5-6 time management knjiga od kojih je pola bilo cisti kaos i vizuelno i sto se tice strukture teksta i ostalo, slabo su me uvjerili da se znaju organizirati. No ovdje bih sazela sto mi je od sveg tog kupusa ostalo: vecina tih knjiga se koncentrira na organizaciju radnog prostora i zadataka, a zapravo ono sto je izazov sve ono prije i poslije radnog vremena zar ne?

Odlazak na kavicu koja nam tako treba, skidanje ispucalih vrhova kod frizera, peglanje, nabavka namirnica itd.

Carobna rijec je delegiranje.



Mozda vas muz nece od prve znati sebi opeglati kosulju onako kako vi to cinite (usput, ja to cinim lose ali hej vjezbom do savrsenstva. Mozda on nece obuci dijete tako da boje ne izazivaju zelucane smetnje, ali dijete ce biti obuceno a vi cete se u miru nasminkati.
Imajte malo vise povjerenja u druge.
Pisite liste, po sistemu budala pamti, pametni zapisuje. Oslobodite taj djelic mozga za neke druge stvari. Osobno najvise volim stari dobar rokovnik. Radi uvijek, ne treba dodatnu energiju i za promjenu (cijeli dan gledam u monitore) nesto sto nije monitor. No svatko ce tu naci sistem koji njemu najbolje radi.
Zapisem si svaki dan svoje to do liste. Spasile su mem u vrijeme selidbe.
S time da sam se popravila. Prije bi uz redovan posao tu bilo i 10 stavki po danu i moje frendice bi padale u sevdah gledajuci te liste, a ja bih samu sebe najteravala kroz dan to sve stici. U zadnje dvije godine ucim se drugacije. Steta mene tolikog stresa.
To liste su dakle divna stvar, ako se previse ne zanesete. Onda od 10 rijesite 6 i osjecate se neuspjesno. Majstorski sam si to radila.
Ne radim vise. Ali da ja to shvatim i ne silujem se sa preostale cetiti tocke, trebalo je vremena, bolest je perfekcionizam. Jest da takve radnike sefovi vrlo rado imaju oko sebe, ali takav radnik nije najsretniji radnik.
Dakle ne konstruirati te liste kao da ste gonic robova u srednjem vijeku. I na kraju dana uvijek odrediti cime cete zapoceti sljedeci dan – kojom to do stavkom?
Lista nije tu da vas terorizira i nabija vam osjecaj griznje savijesti, nego da vam pomogne da ne propusite vazne rokove.

Ucim se da je uz posao i relativno frisku prehranu i relativno njegovan izgled dosta 2-3 stavke po danu tipa posta, kemijska i napisati pismo ili drugi dan sport i pranje vesa.
Dosta je.
A i gust mi je na papiru napisanu obavezno – prekriziti. Uf sto to volim! Zakoniti koji je kao manager, zivi bez rokovnika, bez ikakvog i to u ovom stoljecu! Nevjerojatno ali istinito, sve pamti i sluzbena putovanja i obljetnice, sve osim posjeta zubaru, to redovno zaboravlja. Ja mu redovito svake godine poklonim krajem jedne, fini decentan rokovnik za gospodina,- a on me uredno krajem ljeta pita jel on to nije imao neki rokovnik jednom???
I fakat izvlaci on iz svog laptop ruksaka rokovnik, ali od 2007! Strasno. Ali eto ga zivog i zdravog i vjerujte boljih zivaca nego ja.
A imala sam svo cudo rokovnika, za svaku torbu jedan, a sad imam jedan u torbi i obiteljski kalendar na zidu u kuhinji i to je to (tamo idu zajednicke stvari tipa poziv na taj i taj rucak itd.)
I kad mi se ne da ugovarati neki dosadan termin, samo sa zaljenjem zavirim u torbu i konstantiram – uf zaboravila sam rokovnik, javiti cu se jos. A moj mali crveni mudro suti na dnu torbe. (Moleksin i Filofax rade dobre rokovnike).



Napravite sigurnosne kopije svega vaznog. Zvuci tako ocito? Ma da? A zasto onda svako malo prodje krik po radnom mjestu jer netko to nije napravio? U specificnosti posla ode mu onda zadnjih pola godine rada, ako ne i vise, u nepovrat.
Prijateljica je cijeli doktorat imala na kompu i nije radila sigurnosne kopije, dogodilo se nesto cega ima samo u filmovima b produkcije. Otisla je na wc, zivi u prizemlju, dok se vratila netko joj je ukrao PC. Sa podacima. Preludo da bi bilo neistinito.



Imam eksternu memoriju u tu svrhu, kapaciteta dva PC-a, a tad sam isti dan napravila jos i papirnate i CD kopije vaznih radova.
Prije svegea u vrijeme digitalne fotografije ne zelite zakljuciti da ste izgubili fotke prve tri godine zivota vaseg zlata, jer ste odugovlacili sejvati fotke jos negdje, a onda je komp umro. Brzom i lakom smrcu, a PC specijalisti vam nude izvuci slike (postupak koji je kompliciran i filigranski rad) za sitnicu od 3000 eura. Boli jel da? Da platite nesto sto ste ionako vec imali.

Sto drzite u ladici radnog stola? U onoj doma...eh pa nebitno, a nije malo, u onoj drugoj: dezinficirajuci gel za ruke, kremu za ruke, tabla fine cokolade mora uvijek biti, u diskretnom plasticnom posudici taman stanu 3 tampona, paket maramica, uredno slozene privatne fine kemijske koje ne dam da mi otudje, a volim pisati samo sa jako dobrima. Kisobran - jer ih gubim nemilice, barem 3-4 na godinu. Nadam se da necu svoj veliki sestinski (radili ga po naruzdbi bas za mene) izgubiti, to bi bila katastrofa.
Set za sivanje ne drzim, jer je zakoniti vjestiji u tome od mene, dam njemu da mi zasije sto treba, sram me bilo! On ne voli auto voziti mehanicaru i na tehnicki, a ja to volim pa se eto nadopunimo, a ja kao zena i bolje prodjem, provjereno.
Skarice ne drzim, rezervne najlonke ne (bas strample ne nosim, a samostojece drzati u ladici mi se bas i ne da, a i rijetko se trgaju, mozda mi odu dva para godisnje), nikakve lijekove ne drzim tamo, ne koristim tablete protiv glavobolje a i aspirin sam zadnji put popila valjda prije 2 godine. Ponekad drzim kapi za osvjezenje ociju. I jedan ruz za usne.
Svojedobno sam u najdonjoj ladici drzala i suhe traperice i carape, ako bih na posao dosla pokislih nogavica.

Svakodnevno kopanje i trazenje po ladici - kosta vremena.

Prioriteti:



Nemoguce (tj. sami sebi ste ucinili zivot nemogucim) ako je prioritet SVE, i skuhan obrok svaki dan i kuca koja blista i seks dvaput na dan, a nije puko izvrsavanje bracne duznosti, djeca sa 2-3 zgodna kvalitetna hobija, sa kucnim ljubimcima, vasi hobiji, njegovana, glatka i izvjezbana …o.k. stajem, shvatili ste poantu. Ukoliko zelite biti super zena, ljubavnica, mama, prijateljica i radnica i vas su ulovili u bezobraznu cosmo laz. I na najbrzem ste putu da postanete super neuroticarka.

Dakle prioriteti - ja bih se odlucila za seks i djecu, a muz ce onda dobrovodljno kuhati, ali svatko svoje prioritete odreduje sam.
Prvo, na poslu dajte kvalitetu, a ne kvantitetu. Zapravo bi pravi poslodavac trebao placati po ucinku , a ne po broju sati prosjedjenih na radnom stolcu. Doduse smanjio bi se znatan broj postova na blogu i forumima, ali boze moj.
Ujedno onaj koji radi prekovremeno, nije uvijek posebno vrijedan, nego cesce posebno neorganiziran. Bolje tri dobra sata na dan nego 8 losih.
Naucite razlikovati izmedju biti na poslu i biti produktivan.
Neki super idol s posla ili iz medija, mozda on uopce nije tako sposoban, nego ima realistican rezultat kad ukalkuliramo da utrosimo SVO svoje vrijeme i energiju na posao. Mozda sa vasim obavezama i vremenom ne bi bio ni upola tako uspjesan.

Ako vam posao raste preko glave, pisite za sebe dnevnik rada, od trena kad ste presli prag firme do trena kad izlazite na putu kucu, koliko kava usput, koliko privatnih razgovora, surfanja, koliko rijesavanja tudjih radnih zadataka. Nosite li posao doma jer vas u uredu ometaju kolege svojih sitnim zahtjevima, a vi mislite da samo zli ljudi znaju reci NE?

Ako vam posao raste preko glave, prvo bi trebali opticki srediti radno mjesto, da vam ne padne mrak na noci vec pri ulasku u ured. Pripremite veliki kos za smece ili jos bolje rezac papira (moj je uski bijeli i reze i CD-e ko od sale), onda sortirajte. Prije toga iskljucite telefon i mobitel. Prvi snop - mora se hitno obaviti, drugi - arhivirati, treci baciti, cetvrti - posao radnog kolege koji mu vracam da ga on obavlja. Vjerojatno cete negdje pred kraj istoga naci i rokovnik i tu do listu od proslog tjedna.
Mene su post it umalo kostale zivota, lako se gube i odaju dojam neurednog stola/ekrana, dakle koristim mali notesic za upisivanje koga nazvati, tko treba koji tekst, sve one sitne misli koje bi me dekoncentrirale pri radu. Znam da je sve na jednom mjestu.

Neuredan radni prostor je cesto i jako opasan radni prostor, otvorena ladica, kablovi po podu, casa koja ce se proliti po dokumentima.





Kad sam konacno doma ladice sa dokumentima dovela u red, palo mi je 5 tona sa ledja. Sad to ponosno zovem gradski arhiv - dakle svaka tema (kako cete teme podijeliti ovisi o vama) ima svoj fascikl i unutra folije za dokumente – recimo pod Zdravlje (idu police svih osiguranja, sve garancije na naocale, zub itd.) pod Banka – idu izvodi iz banke, racuni od kreditne itd. Pod Porezna uprava – svi racuni i radni ugovori. Pod Shopping – opet svi racuni na kojima je garancija kao i svi odresci kataloske prodaje i online narucivanja, jer ima domisljatih firmi koje vam znaju poslati opomenu za neplaceni racun i 2 godine nakon kupnje i cupaju si kosu s glave kad ste u stanju naci, davno placeni racun, u manje od 5 minuta.
Ima i jedan fascikl s natpisom Vazno – gdje su kopije putovnica, osobnih, diploma, kopije polica osiguranja i slicno i koji bih uzela da moram hitno iz kuce, kad nemate u slucaju pozara vremena uzeti sve dokumente. Ukoliko imate osobu od povjerenja – roditelje, bracu, ne bi bilo lose kopije ostaviti i kod njih.



Dakle – dobra organizacija i urednost je vec usteda pola vremena.

Inace je moj dom prilicno cist i uredan OSIM radne sobe. To je vecinu vremena soba za nepokazivanje. Radim na tome da. I onda ju sredim kao bonbon i za par dana opet ispocetka. Nema tu neke prljavstine, ali ima knjiga u hrpicama po podu, hrpa strucnih tekstova na stolu, na stolu ima i paketica zvaki, krema za ruke 2-3 tube, lak za nokte komada tri, hrpa tekstova koji protive gravitaciji, hrpa olovaka, razni punjaci za fotic, mobitel itd. Maramice za naocale, sprej za dezinfekciju, ma shvatili ste. Samo najblize pustam unutra. Ili sredim sobu .

Stalno u borbi Papir-Tigar i ja.
Dobar korak je bio i otkaz svih preplata, umjesto da me gledaju iz kuta sobe sve home edicije, national geografic i Stern te Neon, i nabijaju mi osjecaj griznje savjesti da tek svaki treci stignem do kraja procitati. Otkazala sam to sve, ustedjela novce i citam online, cak i ako moram platiti neki clanak, ali znam da cu ga platiti samo ako ga bas sad imam i vremena procitati.
Ukoliko necete trgati stranicu, onda barem u sadrzaju zaokruzite tekst koji vas zanima da ga brze pronadjete.
Ili uzmem clanak koji me zanima na put vlakom i procitam usput. Sto jos nisam uspjela je baciti sve te hochglanz edicije. Uredno po brojevima stoje u kutiji u podrumu, no tu ujedno i pocinje i zavrsava moja zelja za skupljajem, zakoniti ipak prednjaci - 3/4 podruma su njegove sitnice, od kojih se ne moze odvojiti.
Tome pomoci nece cinjenica da po novome zu podrum imamo i tavan, jos vise mjesta za skladistenje.

Navika kojoj se ni ne pokusavam oduprijeti je – uvijek citam sa obicnom olovkom u ruci i oznacim zanimljivo, ono sto zelim online potraziti ili sto ne znam sto znaci. Nije svima oko mene mila ta navika, pogotovo ako zakoniti cita novine iza mene, ali to je moja mana koju prihvacam. Kamo srece da mi je jedina .

Jos smo kod spremanja ureda, ili radnog kutka kod kuce. Kad nadjete nesto sto morate obaviti (aha nasli racun za pretplatu koju zelite otkazati) onda uzmite veliki komad papira, zaljepite negdje i zapisite tu obavezu.

10 minuta pred kraj radnog vremena, idite offline, pospremite stol i papire kako bi vam drugi dan docekalo lijepo radno mjesto.
Ne nosite posao doma, doma sluzi za obitelj i slobodno vrijeme.

Nema razloga da ISTA lezi na stolu, a sto ne trebate taj dan, mozda mislite da ce vas taj dopis i pogled na njega podsjetiti da to obavite, nece. Papir privlaci papir, a sto je vise krame na stolu to se vama manje radi. To se zove "ovo cu kasnije" snop i nikad ne dodje na red. I ne, vise ne vjerujem da zatrpan stol znaci zaposlenu osobu.

Cemu sluzi dobar Zeitmanagement? Tome da posao ne nosite doma, da nocu dobro i dugo spavate, da su vam vikendi free, da na kraju dana imate osjecaj – uf danas sam puno toga napravila i bas sam ponosna na sebe! U to ime sam namjerno smanjila bloganje, je sve je zabavno i vazno, ali nesto ipak ima prioritet, tako ako vas u zadnje vrijeme nisam posjetila, ne zamjerite, nije osobno.
Besramno sam vas varala sa biciklom i voznjama po prirodi, najcesce navecer.

Dalje uvedite pravilo da prva dva radna sata nemate milosti ni za koga, ni za tel. pozive ni za mailove ni za oh tako je duhovit mail drage vam prijateljice. Nemate vremena. I vidjeti cete da cete u ta dva sata napraviti vise nego u sljedecih 6.

Jos cete ustedjeti vrijeme tako da ne kupujete knjige izdanja starijeg od 2 godine, a radi se o Time Managementu na poslu. Jer unutra nece biti nista vezano zu novije programske pomoci i organizacijske alate. Kako znam, eh – ajmo reci da znam. I da, knjiga ide u donaciju.

Tko se sluzi elektronskim kalendarima moze unjeti da tjedan dana pred neciji rodjendan ili obljetnicu dobije podsjetnik, kako bi na vrijeme poslao cestitku. Ja volim slati
cestitike postom, a sms-ove ne volim generalno, a pogotovo ne volim njima nesto cestitati.
Prednost elekt. rokovnika je ta da se lakse izmijene termini, klik klik i gotovo. Nedostatak – trose energiju (iako i papirnati rokovnik trosi celulozu) i pouzdano tehnika cesce zakaze nego tvrdoukoriceni papir.
Recimo kad gledam PC ekran 10 sati na dan, ne zelim vidjeti nista elektronsko ostatak veceri, nista.



No u elektron.formatu je lakse promijeniti kontakt-podatke dragih ljudi. Pogotovo kad iz meni nepoznatih razloga mijenjaju broj mobitela svakih par mjeseci, samo zato jer je drugi provider 3 centa jeftiniji. Moj broj imam od dolaska u ovu drzavu, savrseno jednostavan i lako pamtljiv i ne mislim ga mijenjati sljedecih 10 godina, a nakon toga cemo se dogovoriti.

Na poslu smo svi cool i umrezeni pa koristimo i zajednicki kalendar (da se upise kad je tko bolestan, odsutan, kad tko treba beamer itd.) Privatno ce vam u tu svrhu vjerujem biti dosta Outlook verzija koju dobijete besplatno, ili u nasem slucaju na poslu mac verzija.
Ukoliko je vasa firma uvela koristenje nekog Kontaktmanagement programa, pazite da je lako podatke importirati i eksportirati, stvar koju se povremeno previdi, a poslije brine za onaj vas spaljen i stresiran izgled
Postoje i javne mreze za organizaciju vasih poslovnih kontakata recimo XING, poslovna platforma kojom cesto operiraju headhunteri i gdje smo i muz i ja dobili poslove, a bez da smo se mi na njih oglasavali. Svaki uneseni pojam postaje interaktivan, tako ako ja napisem da me zanimaju dionice INE, onda se nakon objave profila moze kliknuti na taj pojam i vidim na svjetskoj razini tko je jos unio taj pojam i sa kime imam zajednicke interese i podrucje rada.
Neki su preko mene dobili pozivnicu (treba pozivnica nekog clana), a oni koji nisu a zele clanstvo, pod uvjetom da ih osobno poznam, mogu dobiti poziv mailom.

Kako god bilo opcija "trazi" je najvaznija kod kontaktmanager programa. Jer bez iste i ova virtualna forma moze postati jedan veliki kaos.
Jednim klikom mozete svoj kalendar dobiti u formi tjedna ili mjeseca za slucaj da vam treba brzinski pregled vasih obaveza u sljedecem razdoblju.

Planirajte.



To je vec pola rijesenog posla, pametno planiranje. Nemojte zakljuciti da za planiranje nemate vremena, preveliki je rizik da cete se pretvoriti u muhu brz glave koja leti od jedne do druge poludovrsene obaveze.
Mozda spadate u ljude koji u "cajtnotu" najbolje rade. I ja isto. Ali budimo realni – rad pod tolikim stresom i tako zurno napravljen bi ispao upola bolje da ste ga radili sa mirom i bez frke panike.
Osim toga od takvog rada se ubrzano stari.
Je, ja ispostujem sve moje rokove ali pola tog stresa mi nije trebalo da si nisam sama previse stvari natovarila na vrat. Ali iskustva su tu pa i ona losa da nas necemu nauce.
Jer tko ne nauci na njima ima 100% garantirano sansu na popravnom

Jer pod stresom nemate vremena cesto rad jos jednom pogledati. Idealno bi bilo, zavrsiti izvjestaj, proracun itd.pustiti da odstoji jedan dan i ponovo ga preletiti.

Prioriteti. Nije samo puka fraza. Nego i carobna rijec. Zapisite na papir sve vase obaveze ili projekte tipa - dodatni posao, renoviranje kuce, organiziranje obiteljskog odmora, napredovanje na poslu, dovodjenje financija u red. I uzmite brojeve od 1-5 i svakoj obavezi dodijelite prioritetni broj. Ako vam ova vjezbica tesko pada – nemate u glavi jasno rasporedjene prioritete.
Onda nista nema najvisi prioritet i sve ispada polovicno. Recimo u gornjem slucaju ne moze renoviranje kuce biti visi prioritet nego sredjivanje financijskog konstrukta tj. stednja za istu. Moze ali to ce samo povecati stres u vasem zivotu.

Mozda placa koju sada dobivate nije ono sto zelite, ali to nije isprika za cjelodnevno surfanje s posla. Jer netko placa vas rad, a ne vasu razbibrigu. Onda je dugorocno pravednije naci posao gdje cete imati vise izazova, vecu placu, nego frustirano sjediti na slabije placenom poslu i trositi sefov novac.

Prime Time

Vjerojatno ste primjetili da u odredjeno doba dana imate posebno puno energije i elana. Iskorisite to vrijeme za najvaznije zadatke dana. Uzmite bas tad najtezi zadatak.
Kod mene je to ili dopodne izmedju devet i dvanaest ili navecer nakon sest. I ostatak vremena radim, ali tad postizem najbolje rezultate.

Ugovorite termine sami sa sobom. U prime time zoni. Tad vas nema, i nakon par dana takvog rada cete vidjeti da projekt kojeg ste se grozili, nije ni upola tako strasan kao sto je strasno bilo natjerati se zapoceti ga.

Ne samo kod studenata nego i u odraslom poslovnom svijetu ima nocnih smjena. To su oni koji ne da zavrse rad knap u terminu, nego iza istoga i to uopce stignu samo zato jer su ugurali 2-3 nocne smjene. Takav rad na kraju prodje, ali da je odlican, rijetko. Osim toga, dosla sam u godine kad moja koza lose podnosi 3 neprospavane noci za redom koje su pratila tri radna dana.

Nakon odmora pokusajte prvo dopodne ne ugovarati nikakve termine, jer ce vam trebati vremena odgovoriti na nakupljenu postu, mailove i poruke na sekretarici.

Planirajte puffere u danu, najvise termina propustim kad si sve na knap isplaniram. Imala sam slobodno dopodne kad sam u devet imala dermatologa, u 09:40 frizera, u 11:00 pedikera, u 11.45 poslovni termin sa ruckom i u 13:00 zubara. Onda je dermatologica kasnila malo, onda je uvela novi software u ordinaciju pa je med. sestri objasnjavala jos kako se to koristi, onda smo se dogovorile da dodjem kasnije, ajde frizer je prosao dobro, ali bio je zastoj u gradu pa sam pedikeru kasnila, dobrovoljno pristala otici bez masaze da ne kasnim na rucko-termin, tamo je osoba s kojom sam rucala pojela nesto sto ne podnosi i pozelenila u roku pola sata, dok sam ju u za nju stranom gradu dovela do doktora, kasnila sam zubaru. Na srecu malo je ovakvih dana, ali da sam izmedju svakog termina imala lufta, ne bih vec u 14:00 sati dosla na posao kao da me vlak pregazio.

Faktor vremena i organizacije je i nacin na koji dolazite na posao ili odlazite s istoga. Koji je nabrzi nacin? Najbrzi ne znaci nuzno i najudobniji/najkomotniji.

Mozda je brze ici podzemnom/tramvajem nego stajati u autu u zastoju svaki dan tri puta po 10 minuta. Ukoliko ste knap sa novcima ili cak u minusu, koji je najjeftiniji nacin odlaska na posao?

U auto se uracuna benzin, amortizacija, registracija, popravci, osiguranja, HAK i to se dijeli na 12 mjeseci. Trosak voznje autom do posla nije samo benzin.
Ja na posao idem biciklom ili podzemnom, oboje je duplo brze od auta. Duplo jeftinije od auta. Netko zeli ici na posao iskljucivo autom. To je isto u redu. Ali onda ne treba stedjeti na banalniim stvarima tipa promjeni ulja u redovitim vremenskim periodima i voziti se sa svjetlecom lampicom mjesecima.

Imate li dress code? Njega posebne poslovne odjece zahtjeva vase privatno vrijeme. Pokusajte ju tako organizirati da je laka za odrzavanje, da se ne
guzva lako, da je kvalitetna kako ne bi svako malo morali trcati po novu.

Budite tocni, tako pomazete drugima da budu u svom time limitu. Koristite rupe u hodu za rad, recimo kod mene su to cekanja na aerodromu, duge voznje vlakom (jedna mi slijedi uskoro, jedva cekam, vise volim vlak nego avion), stignete prekontrolirati rokovnik, procitati neki strucni ili znastveni tekst, volim iskoristiti vrijeme i za "ciscenje"
mobitela.

Nije nuzno dio time plana, ali budite uvijek ugodna osoba, nikad ne znate tko je u liftu do vas dok idete na odlucujuci intervju za posao, a vi ste se obrecnuli na "maloga od
lifta".
Mozda bas vas buduci sef kojemu ste u molbi za posao napisali da posjedujete socijalnu kompetentnost.
Sjecam se jedne zgodne iz lifta, isla sam na razgovor za jedan projekt, veliki lift dosta nas unutra, vidim da stiscemo isti kat i kazem – da nismo slucajno istim povodom ovdje i nasmjesim se. Lik me odmjeri i kaze – ne, ja sam ovdje da dobijem posao, odbojnog izraza lica i nastavi gledati u pod. Zapanjena okrecem se tipu do mene u liftu i kazem u sali – ovo je najzanimljivi pozdrav koji sam jutros dobila , on se smjeska. Pet minuta kasnije nije vise tipu iz lifta mogao prodati da je timski igrac i da je ugodan suradnik. Projekt sam dobila, emocionalna inteligencija je zapravo danas vazna jednako kao i strucnost ako ne i vaznija.
Nije ni posebno pozeljno kad vas pozovu na poslovni razgovor pri rucku, a vi narucite socnu pastu i jeduci zaspricate skupo odjelo vaseg sugovornika. Iako teeeeesko, kod takvih zgoda radije narucim "sigurno jelo" tipa komad grilane piletine i salatu, nesto sto ne visi sa vilice, ne sprica kod rezanja i slicno.

Za sve poslovne sjednice trazite prvo dnevni red. Najvise produktivnog vremena potrose besmislene sjednice , na kojem kolege drze monologe, ne jer ih zanimaju odgovori na njihova pitanja, nego jer se vole slusati. Iako sam inace brbljava, poslovno sam uvijek kratka i konkretna.
Brljavost ostavljam za slobodno vrijeme. Dakle ako netko postavlja pitanje 15-minutnim monologom, onda ja to ego pumpanje ne zelim slusati. Obicno uljudno upitam ima li kakvo pitanje ili nam samo zeli reci da je procitao 8 cool knjiga na temu (sto je i bila pretpostavka rada na projektu, a ne nesto za sto se dobija nobel).

Moderiranje



Vazno. To se uci. U protivnom svatko misli da moze moderirati, onda mu date moderatorski tool kofer pa se izgubi. Prosla sam intenzivnu skolu moderacijskog treninga, tad cisto iz zabave, sad 2 godine kasnije koristi mi stalno i mnogo.
Moderiranje brine da sjednica ne prekoraci time limit, da se obrade vazne, a ne nevazne teme, da monoloski pitanjo-postavljaci budu prekinuti
Moderacija zna kako pravim pitanjima odvesti diskusiju u produktivnom smjeru. Ona zna kad se ad hominem argumenti moraju odmah i sada presjeci.

Ima tu jos par savjeta koje su neke lose knjige o time managemntu detaljno obradile ?! Tipa provjerite kako zvucite na telefonu ili sekretarici. Ako vam poruka na sekretarici nije od prve uspjela, vjezbajte.
Uvijek zapisite natuknice razgovora, datum i ime osobe. Ako morate dobiti vaznu osobu, sprijateljite se sa sekretaricom, to vam moze utedjeti dane i dane truda. Iz mog iskustva, prava sekretarica zna duplo vise o terminima svog sefa nego on sam i cesto i o poslu, jer prva dobiva postu i mailove, ona je njegova prva linija obrane i kad ste obradili nju, mozete sve. Dakle ne napadajte sekretaricu jer sefa nema, nego joj uputite kompliment, neku opustenu opasku o danu, o predstojecem prazniku tipa – zelim nam svima lijepo vrijeme za praznik rada, da se mozemo svi opustiti u krugu dragih osoba, cuti cete kako se glas sa druge strane zica vidljivo opusta i postaje meksi.
Ako imate direktan broj zovite rano ujutro, mnogi uspjesni ljudi dolaze jako rano u ured da bi stigli obaviti nesto prije nego pocne zivot u kosnici/pardon firmi.

Ako je vrsta posla takva da trebate uvijek sefove firmi, saznajte (google zna gotovo sve) kako se sef zove, kad trazite direktno tog i tog oni na centrali imaju dojam da ga poznate i lakse cete doci do direktnog broja.
Ne zamjerite sekretaricama sto su trenirane da sacuvaju sefa od dosadnjakovica, pa ako nehotice i vas procjene istim i ne daju vam prolaz, pokusajte drugi put ljubaznije.
No – sekretarici ne govorite o projektu ili poslu, ona ne daje o.k. nego sef, a vama je to gubitak vremena.
Ukoliko trebaze nekoga iz controlinga i ne dobijete ga, zovite neki drugi odjel u firmi mozda naidjete na ljubazniju osobu i dobijete broj tako. Ukoliko dobijete broj od nekog radnog kolege, svakako se pozovite na njega – tipa Herr Müller mi je sugerirao da bi bilo zanimljivo sa vama o tome popricati.
Sve ovo je tematika time managementa. Jer upravo na ovakve stvari, na uzaludne pokusaje dobivanja nekoga na telefon, mail ili ugovaranja termina vam i ode pola radnog vremena.

Sto kad vama netko nesto zeli prodati?
Doma nabavite tajni broj. Jos uvijek mozete preko random otipkanog broja postati zrtva tele prodaje ali sansa je manja. Nabavite tel. sekretaricu – kad sam u poslu pustim ju i kad sam doma, pokoji nevazan poziv se tako sam od sebe sredi, a ako cujem da se radi o prijateljima, tu se javim.
Da vam netko nesto zeli prodati prepoznati cete po tome sto ce vas prvo pitati kako ste. Psihologija na djelu, pogotovo kod usamljenih ljudi radi. Kod njih je to cesto jedina osoba taj dan koja ih je upitala kako su. Tesko ih se rijesiti, jer su skolovani da postavljaju pitanja na koja necete dati NE odgovor, tipa – ah jel i vama dosta svega nakon jos jednog napornog dana? Mislite li da ste zasluzili da si ucinite nesto dobro?
Nemojte u pokusaju da ga se rijesite reci, nemam vremena, posaljite mi prospekte, prvo puna kuca mi je takvih prospekata, a drugo opet ce vas zvati da bi pitali kako vam se prospekt dopao .

Ne telefonirajte dugo privatrno za vrijeme radnog vremena. Imala sam svojedobno kolegicu koja je svaku vecer jadikovala kako nista ne stigne, a preko dana bi obavila barem dva privatna razgovora od 45 minuta ?! Na kraju sam trazila poseban ured jer me to njeno brbljanje ometalo u radu.
Ne idite na telefon vasih kolega, osim ako vas nisu posebno za to zamolili. U protivnom cete se naci kako njegovom mandantu dajete detaljne informacije opceg karaktera ili zapisujete uzasno dugu poruku za kolegu, a mozda cete biti i krivi ako ste ju pogresno prenjeli.

Danas vecina firmi i privatnih osoba ima tel. sekretaricu, dakle budite pripremljeni da mozete kratko i jasno reci zasto zovete. Imam prijateljicu koja ne voli tel. sekretarice, jako ih ne voli. Ne voli pricati sa masinama. I svaki put kad me nazove ostavlja dugu nepotrebnu poruku kako joj je zao sto ne mozemo live nesto dogovoriti. Tima uzima na memoriji mjesta osobama koje zaista zele ostaviti poruku.
Ukoliko zelite profesionalno koristiti tel. sekretaricu u firmi, a ne znate kako oblikovati poruku, nazovite izvan uredovnog vremena neku konkurentnu firmu i provjerite. Uciti od konkurencije nije zabranjeno.

Kad pisete poslovni mail ili dopis, a zelite drugaciji font kako bi vas tekst bio uocljiviji od drugih, provjerite prvo SVA slova nekog pisma kako se ne bi neugodno iznenadili recimo kad se m i n cudno spoje i budu necitljivi. Ovaj dio bi mnogo bolje objasnio zakoniti kome je tipogafija strast i uziva hodati po gradu i govoriti imane svih egzoticnih fontova, kad spojite to sa strascu za lektoriranjem (a nis mu od toga nije struka nego izvor dodatne zarade) onda dobijete sebe kako u ekspresnom roku naucite strani jezik.

Recimo – The quick brown fox jumps over the lazy dog, panagram testira englesku abecedu dok njemacki Franz jagt im komplett verwahrlosten Taxi quer duch Bayern. Radi sigurnosti napisite i sve znamenke uz to.
Njemacke "umlaute" testirate ovako – Zwölf große Boxkämpfer jagen Viktor quer über den Sylter Deich.

Piste normalne naslove mailova. Ne – evo tebi od mene ili kako si ti ili u vezi posla. Ne nego pozdrav od Ana Ancic, Ana pita u vezi IT posla.

Podesite spam filter. Ne odgovarajte bijesno nikad na spam mailove. samo cete posiljaocu potvrditi da je adresa postojeca i da vas moze i dalje terorizirati. Usput, u Njemackoj vazi zakon da se svaki spam mora moci odjaviti i link za to mora biti na vidnom mjestu. No vecina mog spama je ionako americka.

Ova tema ima nastavak. Zasad, razmislite. U tisini. Nazalost danas sjesti i razmisliti nije nesto sto vecina dozivljava kao rad. Sto radite upravo? Jel ovo vase radno vrijeme? Radite li pri tom svoj posao? Znate li sto sve danas trebate obaviti na poslu, a sto sutra? Zelite naci bolji posao, koliko sati ste ga danas trazili, a koliko surfali?
Poklonite si tisinu.
A onda zapisite ciljeve za danas i sutra. I dajte si dovoljno vremena za ostvariti ih. Nitko nije gori gonic robova nego mi sami sebi, pola vremena zujimo neorganiziramo okolo, a drugu polovicu ocekujemo da posao za koji treba 3-4 dana rijesimo u stresu za 3- 4 sata? Budite sami sebi najbolji sef.

Ne znam zanima li koga ali jedna od buducih tema bi mogla biti i kako pravilno drzati prezentacije i kako sudjelovati na kongresima, a ne blamirati se pri tom. Ostatak teksta nema veze sa danasnjom temom.





Post je objavljen 23.04.2009. u 20:44 sati.