Nikada ne pregovarajte u strahu,
ali nikada se ne bojte pregovarati!
J.F.Kennedy
Proces pregovaranja se sastoji od nekoliko dijelova:
- pripreme za pregovaranje,
- samog pregovaranja,
- postizanja dogovora i
- provedbe dogovora.
Pripreme za pregovaranje
Priprema za pregovaranje je, kao i kod mnogih drugih stvari u životu, najbitniji dio cijelog postupka. Naime, tijekom pripreme moramo precizno i jasno definirati što želimo postići pregovaranjem, te odrediti razliku između želje i realnosti, odn. potrebe.
Dok se pripremate, pokušajte rangirati prioritete i identificirati ključne elemente (nije uvijek sve jednako bitno: možda možemo popustiti, odn. učiniti određeni ustupak u određenom segmentu pregovora kako bismo u nekom drugom, nama bitnijem dobili povoljnije kondicije). Postavite si tzv.graničnike - odredite što možete ponuditi i kako to prikazati vrijednim.
Pronađite relevantne činjenice i budite sigurni da niste ništa propustili - to će vam dati snagu i samopouzdanje. Tijekom priprema koristite sve informacije do kojih možete doći - putem interneta, kroz medije, kroz izvještaje strukovnih organizacija, u svakodnevnom kontaktu i iz vlastite baze podataka - razgovarajte s onima koji su možda prije vas već kontaktirali s istom firmom, pregledajte korespodenciju i dokumente, raspitajte se kod partnera. Saznajte sve što možete o 'protivniku': koje su im ključne potrebe, koje opcije imaju, kakve su im financijske potrebe, što znate o njima kao ljudima, kako donose odluke i kako će se to odnositi na vaše interese. Budite svjesni razlike: nije isto pregovarati s komercijalistom, direktorom prodaje/nabave ili generalnim direktorom. Za svakog od njih treba pripremiti drugačiji pristup. I svako od njih ima mogućnost da donese bitno drugačije odluke.
Ciljevi moraju biti jasni pa ih je najbolje kvantificirati, npr. cijena - ako kupujemo ili prodajemo: koja je željena cijena, koja je cijena preko koje naćemo ići i koja je realna cijena.
Ciljevi moraju biti konkretni, mjerljivi, dostižni, realistični i vremenski definirani, a kako bismo mogli mjeriti svoju vlastitu uspješnost.
Postoje određene opasnosti koje se pojavljuju ako se ne pripremimo dovoljno: ne možemo zaštititi svoje ciljeve, možemo donijeti krive procjene tijekom pregovora, možemo popustiti prebrzo i više nego je potrebno, možemo izgubiti kontrolu nad tijekom pregovora... Zbog ovoga treba pripremiti što više alternativnih rješenja.
Kompleksnost pregovora utječe na vrijeme pripreme, ali nas ne smiju uplašiti preduge pripreme ili prevelika količina podataka. Budite svjesni da nikada nemate sve odgovore, bez obzira koliko dugo se pripremali.
Zaključak 2.dijela: Pripremanje je bitno obaviti što temeljitije kako bismo tijekom pregovaranja mogli održati kontrolu nad razvojem pregovaranja, kao i da bismo sami odredili željeni cilj pregovora, opcije i alternative.