Stil poslovnog pisma
Jedan od osnovnih alata PR-ovaca je pisanje. Potrebno je mnogo truda i upornosti kako bi se tehnike dobrog pisanja usvojile i uspješno primjenile.
Stil pisanja je od neizmjerne važnosti. On nas otkriva i prikazuje kako izgledamo bez šminke. Ne trebamo se bojati, stil se, srećom, kao i većina drugih stvari može trenirati, izgraditi i zapravo on se unaprijeđuje svakim novim zapisom. Stoga uopće nije bitno da li pišemo molbu, zahtjev, prigovor, pohvalu, prijedlog, priopćenje, zahvalu ili nešto drugo, ako zapis ima poslovnu notu trebali bismo se držati nekih načela koje donosim u nastavku.
Svaki čovjek ima svoj stil, pa kažemo da način izražavanja odaje svog autora. Svaki dobar pisac ili govornik ističe se stilom koji unosi u svoja djela. Stil je samo unošenje reda i živahnosti u misli. Dobro pisati znači istodobno dobro misliti, dobro osjećati i dobro se izraziti; to znači istodobno imati duha, duše i ukusa.
Francuski prirodoslovac Georges Louis Leclere de Buffon održao je 1753. godine u Akademiji čuveni govor „O stilu“ u kome je izrekao čuvenu rečenicu „Stil je čovjek sam“.
Svako pismo je slika osobnosti autora.
Antun Gustav Matoš 1937. u "Našim ljudima i krajevima" kaže:
„Stil je fizionomija, ono karakteristično, ono malo, ono ništa, ona nijansa, ona razlika po kojoj je čovjek svijet za sebe... Stil je estetička sugestija riječi poredanih po njihovoj plastičnoj i muzikalnoj vrijednosti. Stil je nešto što se može konstatirati, usavršavati, ali ne i naučiti, jer je rezultat individualnosti.“
Osnovne odlike dobrog stila su: jasnoća, istinitost (točnost) i ljepota. Iz toga proizlaze i neke druge osobine, kao jezgrovitost, jednostavnost, logičnost, muzikalost, ritmičnost, slikovitost, itd.. Međutim, ta se obilježja u tekstovima pisanim s različitom svrhom ne odražavaju na isti način. Lijepo u romanu ne mora biti lijepo u znanstvenoj raspravi ili lijepo u poslovnom pismu. Pojednostavljeno, imamo dva osnovna tipa stilova: racionalni i emocionalni.
Emocionalnost je najizrazitija odlika književno umjetničkog stila. Obilježava ga slikovitost, ritmika, zvučnost (glazba riječi), bogatstvo riječi, izričaj, rečenične konstrukcije i uopće izražajna sredstva.
Najizrazitiji racionalni stil je znanstveni stil. Obilježen je, s jedne strane, obiljem apstraktnih, stručnih i stranih riječi, složenijom rečenicom i težnjom za preciznošću a, s druge strane, izbjegavanjem subjektivnosti, i pomanjkanjem svake osjećajnosti. Racionalnost je odlika i uredsko-poslovnog stila.
Ima stilova koji pomiruju racionalne-emocionalne suprotnosti. Takav je npr. popularnoznanstveni stil.
Stil poslovnih pisama je slojevit. On, naravno, mora biti uredsko-poslovni, mora biti racionalan, treba koristiti točne i precizne podatke, izbjegavati suvišne fraze i suvišne riječi, često koristi stereotipna, tipska rješenja, ali mora imati i sposobnost uvjeravanja, motiviranja i nagovaranja, za što nije dovoljan potpuno racionalan stil.
Kroz pismo upoznamo čovjeka koji ga piše. I to uvijek valja imati na umu. Zato se trebamo potruditi da sadržajem, stilom i izgledom pisma sebe prikažemo u najboljem svjetlu. Uz to, pisma su i znak poštovanja ili, pak, omalovažavanja osobe kojoj se piše. To vrijedi i kada je netko drugi sastavio pismo, a pošiljatelj ga je samo potpisao. Imajući to u vidu treba posvetiti veliku pozornost stilu, tonu, izgledu i pravopisu.
Stil i ton pisma
Stil i ton su nerazdvojni dijelovi pisma. Neodgovarajući ton i stil stvaraju pogrešan dojam. Kod poslovnih pisama preporuča se sažeti način izražavanja, „škrt na riječima, ali širok u sadržaju“. Svaki čitatelj želi osjetiti da se obraćate njemu osobno.
Vrlo je važno pogoditi pravi ton pisma. To znači da ton treba biti neutralan, bez pompoznih riječi i rečeničnih sklopova, ali ne treba koristiti i suviše neformalan i kolokvijalan jezik. U posebno važnim pismima treba paziti na svaku nijansu u izražavanju. Ako pišemo svježinom i iskrenošću, vrlo smo blizu da napišemo uspješno pismo.
Stilske figure
Profesor Ivo Škarić u knjizi "U potrazi za izgubljenim govorom" piše da radi postizanja posebnoga retoričkog dojma i efekta govornici ili književnici često koriste razne stilske figure. To su izrazi s kojima se nešto kaže na neki neobičan ili nedoslovan način. Mi ih koristimo u poslovnim pismima. Poslovna pisma traže jasno i izravno izražavanje pa se to najčešće treba izvesti bez posebnih stilskih figura. No, u nekim posebnim situacijama one mogu biti korisne.
Iskrenost i pozitivan pristup
Moramo se truditi da pismo zvuči iskreno. Čitatelj neće pozitivno reagirati ako ne vjeruje onom što kažemo. Kad počnemo pisati pismo, trebamo se potpuno zainteresirati za čitatelja i njegove probleme. Bez obzira kako vješto napisano, pismo nikada neće biti uspješno ako ostavlja i najmanje sumnje u namjere onog koji piše, ako čitatelj osjeti da ga želimo prevariti, prikazati budalom ili ga iskoristiti.
Trebamo pisati s entuzijazmom, neka čitatelj osjeti da vjerujemo u ono što pišemo. To znači da trebamo unijeti pozitivan ton kad god je to moguće. Izbaciti sve negativne misli iz pisma. Treba uvijek imati na umu da ljudi ne vole negativistički način razmišljanja i negativističke poruke – bez obzira koliko za to ima opravdanja. Pozitivan ton lakše će potaknuti čitatelje na čin koji očekujemo i stvorit će „goodwill“ u odnosima.
Zato treba izbjegavati riječi koje imaju negativne konotacije. To su riječi koje nešto niječu: NE, NEMOJTE, ODBIJAMO, - ili stvaraju nevesele primisli – kao NAŽALOST, NE MOŽEMO, NISMO U MOGUĆNOSTI, PROBLEM, GUBITAK ILI POGREŠKA. Mnogo puta takve riječi jednostavno ne možemo izbjeći, ali ih možemo „smekšati“ tako da dodmo pozitivnu sliku na negativnu.
Dužina rečenica i odlomaka
Poslovna pisma moraju biti laka za čitanje i privlačna za gledanje. Za svaku novu misao koristite novu rečenicu i izrazite je što je moguće jednostavnije.
Ako rečenica ima 30 ili više riječi, vjerojatno je predugačka. Težite prema prosječnoj dužini od 16 riječi, a najviše 25 riječi. Kratke rečenice i jednostavnije interpunkcije, točka i zarez, olakšavaju čitanje.
Postoji pravilo o sažetosti:
Ako svoju misao niste u stanju napisati na jednoj dopisnici, znači da vam ideja nije potpuno jasna.
Vjerujem da se ovi korisni savjeti mogu primjeniti u gotovo svakom obliku poslovne korespodencije. Ovdje iznosim samo mali, ali po meni jedan od važnijih dijelova koji svi trebamo znati. Za one koji žele znati više, svakako preporučam naslov iz niže navedene literature.
Ivana Stanković
Literatura:
Marijan Ožanić – Poslovno pismo ili Kako napisati učinkovito poslovno pismo, Tehnološki park Zagreb, 2006.
|
